Historia de sistemas actuales

[pcarrasco]

Hola, buen día,

Estoy por cargar saldos iniciales de una nueva implementación, ya apunto de arranchar, ahora me solicitan ver la posibilidad de llevar los historicos de ventas del sistema que se utiliza actualmente (No es SAP ) al nuevo sistema SAP Business One, alguien tiene idea si es posible, como y a donde se carga ??

Gracias, saludos.

[rcortes]

En mi caso al migrar a SAP B1 lo que hicimos fue cargar el historial resumido en una tabla de usuario, meramente para fines de reporte que luego empatabamos en un un stored procedure para un Crystal Report.

Basicamente la tabla tiene el CardCode, ItemCode, Mes, Año, Total en USD y Total en unidades (segun el tipo de productos que manejamos). Ya con eso podíamos hacer la relacion a las tablas de SAP y los cálculos necesarios según el reporte.

[Ares17000]

Por recomendación general siempre le digo a las empresas lo mismo: Deja el historico en tu sistema actual, comienza de nuevo, comienza a crecer…

En SAP B1 tienes 2 opciones, la más fácil, rápida y cómoda… y la complicada y larga pero que resuelve tu tema.

1. La recomendada: Lo mejor es dejar el historico con su histórico en su sistema anterior. En SAP B1, normalmente lo que se realiza es una carga con los saldos iniciales, es decir, cargas las cuentas contables de lo que tienes en Banco, lo que tienes en caja chica y eso. Cargas tu inventario para las cuentas de almacenes, y cargas los saldos iniciales de los Socios de Negocios como asientos contables, así sabes que el cliente te debe cierta cantidad de dinero y vas a ir recibiendo dinero en el módulo de banco como “Pagos a cuenta”. colocandole de referencia los números de facturas del sistema viejo. Igual a los proveedores, le cargas un único asiento con lo que le debes a cada uno.

Ahora bien…

2. No recomendados: Se puede subir el histórico en el nuevo SAP?.. si… Peeero, lo puede hacer por 2 métodos:
   a) Puede cargar cada factura de CxC y CxP como un asiento contable: en este caso, lo que hace es que creas la carga como asiento contable al Socio de Negocio, para que quede su saldo que te debe y colocas en la referencia el número de factura del sistema anterior. La diferencia de este método y el método 1, es que tendrás 1 asiento por cada documento pendiente del sistema anterior, identificable en las referencias de que factura corresponde, mientras en el método 1 solo creas 1 único asiento con el monto total de la deuda.
   b) Puedes cargar cada factura como un documento real, es decir como una factura. Para este caso recomiendo varias cosas que debes tener al pendiente, como por ejemplo crear una serie númerica a Facturación solo y únicamente para registrar las facturas del sistema viejo, así tendrás un reflejo de esas facturas en SAP como histórico y podrás ligarla cuando lleguen los pagos recibidos.

¿Porqué no recomiendo el método 2?.. El crear las plantillas para el método 2 puede o no implicar un tiempo muuuucho mayor al método 1, ya que en el mismo tienes que registrar factura por factura de tu CxC y de tu CxP. Y para no tener inconveneintes fiscales la recomendación para este método es detener la empresa por X cantidad de días (la cantidad dependerá del volumen de facturación y de las CxC y Cxp que tenga al pendiente), lo que genera perdidas en la empresa al tener días cerrados.

Con el método 1, puede sencillamente cerrar un viernes al final de la jornada de la tarde, los contadores realizar los cierres contables en la noche, y mañana del día sábado, y sacar los balances para crear las plantillas y subirlas el día sábado en la tarde o el domingo, por lo que únicamente tienes el retraso de un fin de semana…

Con el método 2 debes detener la empresa varios días, (dependiendo de la facturación repito), poder identificar todos los documentos, plasmarlos correctamente en las plantillas de cargas por el DTW, y cargarlos.

Con el método 1 al realizar la carga, sacas tu reporte de balance y debe cuadrar al 100% en la primera, en caso que no coincida, es más facil buscar las razones que puede tener o los errores cometidos en las plantillas para localizar donde está el dinero faltante o sobrante.

Con el método 2 al realizar la carga, si el reporte no cuadra tendrás una cantidad ENORME de datos a revisar para buscar donde está la diferencia que no se está cargando correctamente o no se colocaron los datos correctamente, ya que una vez “localices” al Socio de Negocios que tiene el error, deberás empezar a buscar todos los asientos o todas las facturas del mismo para localizar cual tiene el error. (Contrario al caso 1 donde al localizar el SN con el error solo debes cambiar 1 línea que encuentras de inmediato en las plantillas).

La verdad si puedes… el cargar todo por documento o asiento contable lleva sus tiempos, su análisis y su trabajo, tanto del partner como de los departamentos administrativos, de contabilidad y demás… pero como siempre digo: “En esta vida todo se puede, lo único que te va a detener es el tiempo y el dinero”. deseas invertir más tiempo y dinero en solucionarlo y llevarte todo el histórico?, o arrancar rápido con el futuro y seguir avanzando?.

[pcarrasco]

Gracias @Ares17000

Lo que tengo pensado hacer para la carga de saldos iniciales es:

Los documentos abiertos (cxp y cxc) crearlos con un articulo no inventariable o documentos de tipo servicio, de esta manera no tenderé el detalle de las facturas sin embargo conservaré el total de cada documento, en la descripción colocaré FACTURA R32332 así podré hacer el pago recibido o efectuado correspondiente y sabré que factura estoy saldando.

Para el tema de inventarios pretendo utilizar el saldo de apertura de inventario, de esta manera sabré el stock que tendré de cada articulo en cada almacén y la cuenta de inventario que afectaré, como utilizaré el costo estándar ahí definiré el costo por unidad. (No se si tendré que hacer Revalorización de inventario )

Ahora bien, para el resto de las cuentas tengo pensado utilizar la funcionalidad de Gestión > Inicialización sistema > Saldos Iniciales > Balance apertura cuentas mayor y ahí colocar el saldo de las cuentas.

Como tengo habilitada la funcionalidad de sucursales, esto lo tendré que replicar por cada sucursal que tiene la compañia.

Que opinas, crees que tenga sentido lo que pretendo hacer ???

Respecto al tema original de historia, propondré al cliente utilizar una tabla definida por usuario con ingresos y egresos de cada mes del año (tipo estado de resultado )y desde ahí hacer algunos reportes que servirán para comparar con el estado de resultados que obtengan de sap en meses futuros.

Gracias, saludos.

[Ares17000]

No me llama la atención de la tabla de saldos mes a mes…

1. eso no te saldrá en los reportes actuales de resultados,
2. Ya con que coincida los saldos iniciales con los saldos finales del sistema anterior podrás seguir sacando tus estados de resultados correctos desde el momento que inicia SAP B1 a futuro.
3. Repito, dejar en el otro sistema su historico. Recordar sus raices… no todo se debe pasar al nuevo sistema, si estás cambiando de sistema es porque algo querías mejorar, volverte a llevar lo viejo a lo nuevo podrías terminar embasurando solamente tu data.

Del resto es correcto… Aunque en vez de colocar la descripción de la factura en el detalle de las facturas de servicio, sigo recomendando colocarlo en el campo de referencia en el encabezado. Es más fácil luego seguirle el rastro. y recuerad crear una serie de facturación única para esos documentos, no se te confunda luego peras con manzanas entre lo viejo y lo nuevo.