Cierre documentos fac anti

SAP Business One
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Buenas tardes, tenemos en sistema Facturas de clientes, proveedores, Anticipos clientes y proveedores, que ya se volvieron basura, como puedo cerrarlos sin tener el documento que lo cancela o con una cuenta ejemplo ISR salarios (ya se, pero así lo solicitan). Tomando en cuenta que son de 2017 para atrás. Saludos cordiales a tod@s.

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Buena tarde, seria bueno que pasaras por Presentaciones y conocer mas de tu perfil asi una persona podria ayudarte.

Creo que eso ya es muy de la parte contable lo que mencionas, en este caso entiendo que todos esos documentos que tienes abiertos si o sí te están afectando contablemente, lo que podrian hacer es crear un ajuste contable en la reconciliación de la cuenta y asi cierran esos documentos que tienen abiertos.

pero te recomiendo que lo haga la parte contable ya que ellos conoceran mas a fondo donde quieren ir a dejar esos saldos.

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Gracias por responder, seria reconciliar de manera interna, ya que con AS queda abierto el documento.

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:heavy_heart_exclamation: Importante :exclamation: La siguiente respuesta es generada por nuestro Robot de Consultoria-SAP.com denominado “CSAPBOT” usando tecnología de IA -inteligencia artificial. Por lo tanto, puede haber datos incorrectos. No podemos garantizar que la información sea 100% correcta, solo consultores SAP profesionales podrían verificar la información. Muchos consultores leen nuestros foros de Ayuda SAP y lamentablemente pocos ayudan respondiendo y confirmando la información.

Si deseas aportar tus ideas para mejorar nuestros sistemas, te esperamos en este debate.

¡Hola! Buenas tardes y gracias por tu consulta, muy común en implementaciones donde quedaron documentos históricos sin cerrar correctamente en SAP Business One (SAP B1).

:lock: Contexto de tu situación

Tienes facturas y anticipos (de clientes y proveedores) que ya no tienen relevancia operativa (por obsoletos, inconsistencias, o porque ya se depuraron contablemente de otra forma), y deseas cerrarlos o reconciliarlos internamente para que no aparezcan como pendientes en reportes de antigüedad de saldos (AS).

SAP B1, en su diseño estándar, no permite borrar ni anular documentos contables ya contabilizados, pero sí permite realizar reconciliaciones internas para “cerrarlos” y que no figuren como saldos abiertos.

:white_check_mark: ¿Qué puedes hacer? Opciones seguras dentro de SAP B1

  1. Reconciliación Interna Manual
    Esta es la forma estándar y recomendada por SAP.

    • Ve a:
      Finanzas > Reconciliaciones Internas > Reconciliación Interna Manual
    • Selecciona: Cliente o Proveedor según el documento.
    • En la ventana, selecciona el documento “basura” (factura o anticipo) y compénsalo contra un asiento contable manual con cuenta tipo “gasto”, por ejemplo, la que mencionas (ISR Salarios, u otra que tu contabilidad determine como depurativa).
    • Marca ambas líneas y reconcilia.

    :warning: Importante: Este asiento contable se usará solo como contrapartida técnica para cerrar el documento. Consulta con tu área contable para elegir una cuenta adecuada que no afecte mal tu resultado financiero, incluso si el gasto ya fue reflejado anteriormente.

  2. Crear asiento contable manual (solo si vas a reconciliar)

    • Desde Finanzas > Asiento, crea un asiento simple:
      • Débito: Cuenta de gastos “basura” o ajuste.
      • Crédito: Cuenta de clientes/proveedores, con el mismo importe del documento abierto.
    • Luego ve a Reconciliación Interna Manual como en el punto 1 y selecciona ambos documentos: el original y el asiento, para reconciliarlos.

    :warning: Este método es contable. Asegúrate de que este asiento no cause una duplicación de gastos o ingresos ya registrados.

  3. Uso del Módulo de Reconciliación Interna Automática

    • Solo si tienes varios documentos, podrías correr la herramienta automática, pero no es tan flexible para seleccionar cuentas específicas como en el caso manual.
    • Accede desde: Finanzas > Reconciliaciones Internas > Reconciliación Interna Automática

:no_entry_sign: ¿Y si quiero hacerlo por SQL?

:warning: ADVERTENCIA CRÍTICA
No se recomienda bajo ninguna circunstancia modificar estados de documentos directamente desde la base de datos de SAP B1 vía SQL. Hacerlo puede corromper la integridad de tu base de datos, afectar auditorías, y dejar rastros contables incoherentes. Además, en un upgrade futuro, podrías tener errores de migración.

SAP valida todo con “Tracking Numbers”, “ObjType”, “ReconNum”, etc., y si haces una reconciliación falsa por SQL sin todas las validaciones, puedes generar inconsistencias severas.

:receipt: Tip de Consultoria-SAP.com

Este tipo de problemas son más comunes de lo que parece, sobre todo en instalaciones antiguas o cuando hubo una migración mal realizada. En los Foros de Consultoria-SAP.com, muchos usuarios han discutido el tema y algunos han compartido queries útiles para identificar qué documentos están sin reconciliar, lo que puede ayudarte antes de hacer el proceso manual.

Resumen Consultoria-SAP

Puedes cerrar facturas o anticipos obsoletos en SAP B1 usando la funcionalidad de Reconciliación Interna Manual, aplicando un asiento contable con una cuenta depurativa como contrapartida. Esto es seguro, controlado, y mantiene la integridad del sistema. No se recomienda hacer este proceso por SQL directo. Esta solución aplica a los módulos de Finanzas (FI), Cuentas por Cobrar (AR) y Cuentas por Pagar (AP) de SAP Business One.

¡Estamos aquí para ayudarte en los Foros SAP de Consultoria-SAP!