Dudas sobre cierre del periodo de FM

Consultas SAP
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La empresa en que laboro implemento FM en el 2016 y ahora que estamos por entrar al 2017 necesitamos hacer un cierre del perido de FM, yo soy el encargado de revisar como realizaremos el cierre del periodo ya que, quien lo implantó no dejó nada escrito, solo nos hizó mencion de dejar todo en ceros (hacer devoluciones) y en el nuevo ejercicio cargar el presupuesto. mas sin embargo me e dado cuenta que en mi trabajo quedan ordenes de compra (pedidos) abiertos o que algunas posiciones ya han tenido entrada y se debe de continuar con ese pedido hasta que se concluyan todas las posiciones.

mis cuestiones son las siguiente.
1.- Es necesario hacer un arrastre al nuevo ejercicio de lo que falta de darle entrada por tx MIGO y debe configurarse?
2.- con eso pendiente se hace primero el arrastre y luego se carga el presupuesto ? cual es la secuencia a seguir?
3.-Como me puedo guiarme con ustedes para tener una buena configuracion de FM ?

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Hola @Hugo_Omar_Rod, disculpa la demora, como te comenté estuve fuera del país la semana pasada y no puede responder a nada… ahora me estoy poniendo al día. :stuck_out_tongue:

Vamos por partes:

Para empezar, me duelen (y lloran) los ojos cuando leo cosas así. Como empresa cliente de SAP, debes contactar a quien haya sido el consultor que implementó y EXIGIR la documentación correspondiente.

Si dicho consultor “dijo” que deben hacer devoluciones, ¿por qué?
Quién es el responsable de la empresa en “presupuestos”? Esa personas (key user), debió definir el proceso, y el BBP para implementar SAP FM. Esa persona debería saber sobre el cierre, no tú Hugo, que por lo que leí en tu presentación no eres ni usuario, ni consultor del módulo.

¿Alguien sabe cómo y por qué definieron así la implementación de FM?

Esto también depende de las definiciones de la implementación de FM.
A ver, cuando implementaron FM, definieron cómo quedarían los comprometidos de las OC.
En todo caso, debes reunirte con los responsables de presupuestos y el área de compras.

No tiene nada que ver el arrastre de presupuestos con la trx. MIGO.
No entiendo bien tu consulta.
Necesario? No es necesario, hay empresas que no hacen arrastres. Pero dependerá de las necesidades de tu cliente (empresa).

Si no sé el modelo presupuestario que sigue la empresa, me es imposible responder a este punto. Me llama muchísimo la atención que hayan activado SAP FM sin saber cómo usarlo, o sin saber el modelo presupuestario que iban a adoptar.

Simil respuesta a la anterior.

Aguardo tus respuestas, intenta explicar mejor cómo quieren presupuestar, para ver cómo hacer el cierre del periodo.

Antes de responder, primero reúnete con los responsables de presupuestos, y de compras.

Saludos

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yo no soy el encargado de presupuesto pero el usuario clave (analista financiero) se apoyó mucho en mi para entender los movimientos del presupuesto, suplementos, devoluciones, traspaso. la empresa para la cual trabajo no tenemos consultores, ni funcionales ,solo usuarios finales.

la implementacion de FM se hizó solo para tener control del presupuesto, el consultor que lo implantó dijo que para un nuevo ejercicio, se deben de cancelar los pedidos que tengan abiertos y hacer la devolución de los montos disponibles para dejar en ceros el ejercicio anterior y en el nuevo ejercicio solo cargar el nuevo presupuesto de la empresa. Los comprometidos de las OC, se tenia pensado cancelarlos , pero no consideraron realmente el que ya estaba comprometido y entonces ahora nos va a pegar por que no sabemos como manejar ese escenario…

se encontró una solucion teorica, es que lo comprometido que aun esta pendiente por ingresar aumentarselo al presupuesto del nuevo ejercicio. para que lo consuma en el 2017.

la empresa no quiere arrastrar presupuesto , quiere empezar de ceros el 2017 pero queda pendiente las ordenes de compra que ya han tenido entrada de algunas de sus posiciones.
las solicitudes de pedido, esas ya tenien en claro que se deben de cancelar.

espero haber ampliado el escenario que tenemos.

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El usuario clave puede ser un analista financiero de la empresa, pero debe tener un jefe. El gerente del presupuesto no sabe qué hace SAP FM? ¿Cómo implementaron la solución? Si SAP FM fue activado, tiene impacto en toda la empresa, es tan importante el módulo que requiere aceptación de diversas áreas, no solo compras (que es una de las principales que produce gastos y/o consumos).

“El consultor dijo…” (???) y la empresa estuvo de acuerdo?

Toda implementación de SAP tiene un documento importante que se denomina Business Blue Print (BBP). Debe existir si o si un BBP FM para tu empresa, donde el consultor dijo qué haría en SAP, y por qué lo haría así. Ese documento debe existir, si no la implementación NO debió hacerse. Ya que ahí están las responsabilidades de todos, tanto del consultor como de los responsables de la empresa.

Debes encontrar y leer el BBP cuanto antes. :wink:

“Se tenía pensado cancelarlos” ? Por qué?
Yo voy a comprar 100 resmas de hojas para la oficina. Solo entregué a diciembre 50.
Tengo comprometido presupuesto por 100… ahora por 50.
Paso al 2017. Por qué me cancelarías mi pedido de 50 resmas? :neutral_face:

No hicieron pruebas antes de implementar SAP FM?

Aunque hagas eso, de aumentar el presupuesto a nivel teórico en 2017, SAP te seguirá pidiendo presupuesto en 2016 si no haces el arrastre de comprometidos.

La empresa sabe lo que es arrastrar presupuesto? Por qué no quiere arrastrar presupuesto?

Es correcto empezar en cero el 2017.
Pero deben definir y cuanto antes qué hacer con los comprometidos previos.
Las solicitudes de compra (de pedidos), por estandar NO deberían comprometer, ya que son “solicitudes”, como una necesidad, pero no tienen proveedor ni hay una obligación contractual con uno… en la empresa de ustedes le configuraron FM para que la solicitud de pedido comprometa presupuesto?

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al momento de crear una solicitud, va y toma el monto del presupuesto, esto con la finalidad que desde la solicitud de pedido los departamentos sepan su disponible y no empiecen hacer solicitudes y mas solicitudes. cuando esta se hace orden de compra se actualiza el monto del presupuesto, ya sea un valor de mas o valor de menos.

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si el consultor dijo que se deberian hacer las devolciones , y los lideres del proyecto aceptaron si revisar el impacto.

las cancelaciones se tenían pensado cancelarlo cuando aquellos ordenes de compra no tengan entrada al almacén y con permiso de el proveedor para proponer nueva fecha de entrega. ese escenario que pones de las resmas de hojas es el que nos pegó al momento de analisar en estas fechas proximas a cierre.
queremos que ese pendiente de 50 resmas que nos queda , se lo consuma en el 2017 y afecte al nuevo ejercicio.

hicimos pruebas de que fuera afectándose el presupuesto conforme las solicitudes, ordenes de compra, pagos directos. y haer devoluciones traspaso esa parte operativa se realizaron pruebas, pero no se contemplo el cierre de ejercicio con mucho detalle.

La empresa no sabe que es arrastrar comprometido, pero ya me estas dando un camino sobre eso. se tenia la idea que hacer arrastre es llevarte tu presupuesto disponiblel 2017 lo cual eso no se quiere…
pero no se consideró la actividad de arrastre de comprometido. y ahora que lo comentas suena muy bien, pero este comprometido debería tomar presupuesto del 2017

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Bueno, debes revisar la config. de SAP FM respecto a tareas de cierre, arrastre de comprometidos.
Tiene dos opciones:

  1. Consume presupuesto del 2017 (debe tener disponible).
  • No consume presupuesto del 2017, ya que arrastre el presupuesto comprometido del 2016, aumentando así el presupuesto que tenías en el 2017 (y a la vez comprometiendolo).

Si hay dudas, me avisas.

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existe en esta comunidad manual de configuracion para FM para las tareas de cierre, por que no tenemos nada sobre ese tema y voy a necesitar revisarlo yo.

creo que la opcion 1 se puede apegar a lo que necesitamos.

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No, no hay manuales de FM disponibles por el momento.
Ya están solicitados, más info aquí.

Pero no es difícil.
Haz pruebas.
Es simple, en un día lo puedes lograr.

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Muy bien SId jejeje .
Oye
como puedo pasar lo comprometido del 2016 al 2017 para ver como se refleja con mi nuevo presupuesto?
necesita estar configurado algo para realizar ese proceso ademas de tener abierto 2017?

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Usa un ambiente de pruebas, configura FM.
Y luego con la FMJ2, haces el arrastre. No hay “previsualización”, asi que cuidado con “probar” en productivo.

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Buenas noches,

Si le sirve algo de este tema anexo el link ya que me paso algo parecido.

Enteramente a su orden.

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hermoso aporte,muy bueno , lo voy a checar a ver que sale.

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Buen día amigos , la empresa se consiguió un consultor para revisar FM. cuando establezcan bien como sera el proceso de movimiento de ejercicios, posteare aquí en lo que me incluyan y lo que pueda aportar.

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Era de esperar que deberían hacer eso.
No lo dejen ir al consultor sin dejarles bien la documentación :wink:

Saludos!

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