Decidí abrir este tema para hablar un poco sobre el uso de un ERP enfocado un tanto en lo financiero.
Quienes ya hayan usado algun ERP sabemos de el manejo en tiempo real de la contabilidad gracias a procesos que automáticamente nos realiza registos directamente al GL.
¿Que pasa con esto? Pues bien con esto se agilizan los registros, se lleva un mejor control interno gracias a la mejora de procesos contables.
Se estarán preguntando a donde quiero llegar con este tema. Ok ahi les va…
¿Qué tanto impacto tiene esto para una empresa que antes No usaba un ERP (SAP)?
¿Como reestructurarian el personal del departamento? Partiendo de lo básico hablando contablemente, es decir, una empresa que manejará: cuentas de balance(activo, pasivo y capital) cuentas de resultados (ingresos, egresos)
Será importante repartir los nuevos roles. Ya que si antes una persona facturaba, después otra registraba esa venta (ingreso), le daba su tratamiento dependiendo si era a crédito o contado. Ahora gracias a SAP todo esto se realizará con solo emitir la factura.
¿Será que ahora sobrará personal para realizar las actividades contables diarias?
Y eso depende mucho de los procesos de cada organización, es muy dificil hablar en general.
Es entendible tu miedo, porque en la empresa donde trabajas implementarán SAP, y tienes miedo de que por departamento sobren personas, es el miedo por el que pasan todas las personas cuando los procesos se automatizan, o digitalizan. Lo que antes requería de hacerse en 2 semanas, ahora se hace en un segundo (o menos) quizás… y eso, hace temblar a varias estructuras.
Pero bueno, tu organización tendrá procesos, ojala los tenga documentados.
Si es el caso, en las reuniones previas a la implementación, deben llegar a acuerdos y hacer distribución de los nuevos roles, y ver cómo se distribuyen las tareas.
Por lo general, SAP tiene su propia división de roles, y la consultora que les implementa les sabrá “aconsejar” sobre este tema. Ya es una decisión más de gerencia, y directorio. No creo que dejen participar a los key-users de tales decisiones.
Espero que mi respuesta sirva de algo, aunque no tranquilice mucho.
Gracias por la respuesta y la verdad estoy tranquilo. La empresa cuenta con sucursales asi que trabajo seguirá habiendo, lo que temo es que tendremos que reubicar personal. Y para algunos esto no les parecerá.
Tal como comenta SidV, durante el blue print de la implementación la consultora se encarga del levantamiento de información y ahí es donde se crean los distintos cargos.
Con respecto a la automatización te puedo dar mi punto de vista fuera del modulo financiero y es que los procesos van a ser mucho mas rápido, sobre todo si tienen distintas sucursales, esto se debe a que SAP es centralizado, los datos siempre van a estar actualizados en el momento.
Otra cosa seria que los procesos de pago a proveedores se va a mover mucho mas eficiente ya que al ser un ERP todos sus módulos están enlazados (por ejemplo los compradores pueden ver si se le saco un pago a un proveedor)
Las cuentas de compensación desconozco a cuales te refieres, en cuanto a las cuentas puente supongo son las cuentas globales que desde esa cuenta posteriormente se corresponde a cada empresa (sucursal) segun su código.
No…
Desconozco el giro de tu empresa, vamos a suponer una comercializadora…
Compras Material, le das entrada con tu factura y creas el pasivo desde el principio.
En el caso de SAP te deja darle entrada o salida a los materiales sin la factura, en estos casos se va a una cuenta de compensación que se llama compras documentadas (depende de tu configuracion), ya cuando provisionas tu factura proveedor lo quita de compras documentadas y lo manda a la cuenta de proveedores por pagar.
Hay varios casos así en SAP (compras, activos fijos), y aqui será el hecho de acostumbrarte a dichas cuentas que antes no se tenían y a revisarlas frecuentemente.
Una cuenta que te dice… le debes a alguien pero no te ha traido la factura o te equivocaste al registrar la factura, la hiciste manual y no la ligaste a una orden de compra o bien hiciste una factura por servicios en lugar de una factura de material.
Cuentas de compensación igual de ventas, alguien te debe pero no le haz hecho la factura.
Etc.