Estimado foro,
Espero que se encuentren bien. Nos encontramos ante la necesidad de elaborar un documento de soporte (Factura de proveedores) para un proveedor internacional. Sin embargo, nos hemos topado con un desafío: los gastos asociados han sido cubiertos con tarjeta de crédito. Tras un análisis, identificamos que el procedimiento actual para reclasificar, reconciliar y ajustar la tarjeta de crédito es demasiado complejo y prolongado.
¿Sería posible simplificar este proceso? Para ilustrar mejor nuestra situación y facilitar la comprensión del impacto contable, adjuntamos un ejemplo práctico.
Ejemplo: Uno de nuestros asesores comerciales viajo a México y realizo varias compras en restaurantes y pago con la tarjeta de crédito corporativa. Contablemente el registro debería quedar de la siguiente manera:
5255 Gastos de viaje Debito Nit acreedor 2335 Cuentas por pagar Crédito Nit Banco
*En SAP al hacer el documento soporte queda asi: *
5255 Gastos de viaje Debito Nit acreedor 2335 Cuentas por pagar Crédito Nit acreedor
Y necesitamos que queden los 2 terceros en el documento
Para gestionar adecuadamente los gastos pagados con tarjeta de crédito corporativa y asegurarte de que los documentos contables reflejen correctamente las cuentas involucradas en SAP Business One, puedes seguir un enfoque que simplifique el proceso y asegure la correcta clasificación de las transacciones. Aquí te dejo una guía paso a paso para lograrlo:
Paso 1: Crear una Factura de Proveedores
Acceder a la Factura de Proveedores:
Ve a Compras - A/P > Factura de Proveedores.
Ingresar los Detalles del Proveedor:
Selecciona el proveedor internacional adecuado.
Ingresa los detalles de la factura, incluyendo los gastos de viaje.
Asignar la Cuenta de Gastos:
Asegúrate de que la cuenta de gastos (5255 Gastos de viaje) esté asignada correctamente en las líneas del documento.
Paso 2: Registrar el Pago con Tarjeta de Crédito
Acceder al Registro de Pagos:
Ve a Bancos > Pagos Internos > Pagos Efectuados.
Seleccionar el Proveedor y el Documento de Pago:
Selecciona el proveedor y el documento de factura que has creado.
En la pestaña de Medios de Pago, selecciona Tarjeta de Crédito como método de pago.
Asignar la Cuenta de Tarjeta de Crédito:
Asegúrate de que la cuenta de tarjeta de crédito (2335 Cuentas por pagar) esté seleccionada.
Paso 3: Ajustar el Asiento Contable
Acceder al Asiento Contable:
Ve a Finanzas > Operaciones Financieras > Asientos Contables.
Crear un Asiento Contable Manual:
Crea un asiento contable manual para ajustar la transacción y reflejar los dos terceros en el documento.
Ingresar los Detalles del Asiento:
Debe incluir los siguientes detalles:
Cuenta de Gastos: Debe a 5255 Gastos de viaje con el NIT del acreedor.
Cuenta por Pagar: Crédito a 2335 Cuentas por pagar con el NIT del banco.
Ejemplo de Asiento Contable Manual
Débito: 5255 Gastos de viaje (NIT del acreedor)
Crédito: 2335 Cuentas por pagar (NIT del banco)
Paso 4: Reconciliar las Transacciones
Acceder a la Reconciliación Interna:
Ve a Bancos > Reconciliaciones Internas > Reconciliación de Operaciones Internas.
Reconciliar el Asiento Contable:
Selecciona las transacciones correspondientes y realiza la reconciliación para asegurar que las cuentas estén correctamente ajustadas y reconciliadas.
Simplificación del Proceso
Para simplificar el proceso, puedes crear un procedimiento estandarizado o incluso automatizar partes del proceso utilizando las capacidades de SAP Business One para:
Plantillas de Asientos Contables:
Crear plantillas para asientos contables comunes para agilizar el registro de transacciones repetitivas.
Macros o Scripts:
Utilizar macros o scripts para automatizar la creación de asientos contables ajustados y la reconciliación de transacciones.
Resumen
Crear la factura del proveedor internacional en SAP Business One.
Registrar el pago con tarjeta de crédito utilizando la cuenta de tarjeta de crédito correspondiente.
Crear un asiento contable manual para ajustar y reflejar los dos terceros involucrados.
Reconciliar las transacciones para asegurar que las cuentas estén correctamente ajustadas.
Considerar la automatización del proceso utilizando plantillas, macros o scripts.
Siguiendo estos pasos, puedes simplificar el proceso de reclasificación, reconciliación y ajuste de transacciones con tarjeta de crédito en SAP Business One, asegurando que los documentos contables reflejen adecuadamente los dos terceros involucrados.
Si tienes más preguntas o necesitas más detalles sobre algún paso específico, no dudes en preguntar. ¡Estoy aquí para ayudarte!