Tengo una consulta sobre un escenario específico en el proceso de facturación:
Supongamos que se genera una orden de venta por un valor de 100 USD y, posteriormente, se emite una Factura de Anticipo por el mismo monto. Luego, se genera la factura final también por 100 USD, pero el pago recibido es de solo 90 USD. Como ya había un anticipo sobrante de 10 USD, se aplicó a la factura para saldar el total de 100 USD, pero aún quedó un anticipo impagado de 10 USD.
¿Cómo se deberían gestionar esos anticipos impagados que pueden acumularse debido a situaciones como esta?
Lamento parecer insistente con su presentación, de verdad la información que proporcione allí es de utilidad para las posibles respuestas que le puedan llegar a brindar. Por esa causa solo podré darle alguna ideas generales.
Verá usted, en SAP BO los anticipos impagados pueden gestionarse de varias maneras para evitar que se acumulen y afecten la contabilidad. Estas son algunas recomendaciones:
Reconciliación Interna: Utilice la función de reconciliación interna para ajustar los anticipos pendientes con las facturas correspondientes. Esto le permitirá mantener un registro claro de los pagos y anticipos aplicados.
Creación de Notas de Crédito: Si un anticipo no se puede aplicar completamente a una factura, puede emitir una nota de crédito por el monto del anticipo no utilizado. Esto ajustará el saldo del cliente y evitará que los anticipos se acumulen.
Configuración de Cuentas de Anticipo: Asegurece de tener configuradas correctamente las cuentas de anticipo en los datos maestros del socio de negocio. Esto incluye tanto la cuenta provisional de anticipo como la cuenta de compensación de anticipo.
Cancelación y Reemisión de Anticipos: Si el pago recibido difiere del monto del anticipo emitido, considere cancelar la solicitud de anticipo original y emitir una nueva por el monto correcto.
Monitoreo Regular: Realice un monitoreo regular de los anticipos pendientes y tome acciones correctivas de manera oportuna. Esto puede incluir la emisión de recordatorios de pago a los clientes o la reconciliación de cuentas.
¿Usted ha preguntando algo sobre este escenario con su área de contabilidad? ¿Usted es del área de contabilidad? De haber propuestas en su sitio ¿algunas son similares a las anteriores o nos puede compartir las que le hayan dicho? ¿Qué es lo que han intentado?
Aprovecho la oportunidad para preguntarle su opinión. Su presentación es importante y a pesar de desviar su amable atención para hacerla en Presentaciones aún así no ha podido compartirla.
¿Es por falta de tiempo?
¿Las reglas y sugerencias del foro no es lo suyo?
¿Considera que no es importante y por qué?
Si fuera tan gentil de responder, porque tal vez sirva de idea a los administradores identificar por qué cada vez más esta información tan valiosa de los participantes, éstos la omiten o la ignoran. Mientras que por otro lado los miembros participantes que aún colaboran con sus respuestas lo siguen haciendo de manera altruista y sin fines de lucro dedicando su tiempo, empeño y calidad de conocimiento a compartir con personas anónimas.
Una disculpa @Cassales ya he realizado mi pequeña presentación.
El problema surge con los anticipos cuando se elabora una factura de anticipo por mil dólares. Al momento de realizar el pago, este fue de 950 dólares porque surgió un inconveniente y no se envió el pedido completo, ni se enviará en el futuro. Al generar la factura y aplicar el anticipo, la factura de anticipo queda abierta por esos 50 dolares. En estos casos, ¿cuál sería la mejor opción para cerrar la factura de anticipo?
Antes de otra cosa la mejor respuesta la tiene el área contable de la empresa, es decir; son los expertos. Haciendo del lado el sistema hay procedimientos que seguir en la contabilidad, entonces son ellos quienes deben decidir qué se hace y usted decirles en qué parte del sistema pueden hacer lo que requieren.
En el sentido más simple son saldos.
Con respecto a su pregunta espero haber entendido correctamente y (me) parece que no hay un orden en los eventos.
Lo más simple en ese ejemplo sería cancelar la factura anticipo.
Sin tomar en cuenta al contador:
Cancelar la Factura de Anticipo Original: Si el pago recibido es menor al monto del anticipo, primero debe cancelar la factura de anticipo original. Esto se hace para ajustar el monto del anticipo a la cantidad realmente recibida.
Emite una Nueva Factura de Anticipo: Se hace una nueva factura de anticipo por el monto realmente recibido (en este caso, 950 USD). Esto asegurará que el sistema refleje correctamente el pago recibido.
Aplique el Pago a la Nueva Factura de Anticipo: Registra el pago recibido de 950 USD contra la nueva factura de anticipo. Esto cerrará la factura de anticipo y ajustará el saldo del cliente.
Una opción común de la contabilidad:
Emitir una Nota de Crédito: Puede emitir una nota de crédito por el monto no enviado (50 USD) para ajustar el saldo del cliente y reflejar que no se enviará el pedido completo.
Al final sí o sí:
Hacer una reconciliación interna: Utilice la función de reconciliación interna para asegurarse de que todos los documentos están correctamente ajustados y no hay saldos pendientes.