Arqueos de caja con prestamos

buen dia

hoy traigo un dilema.

por temas de manejo en la compañía nuestra caja presta efectivo de forma autorizada para diferentes cosas como transportes compras de víveres, papelería y productos para la venta sin conocer el proveedor por anticipado ya que en el mercado que trabajamos los precios oscilan a toda hora, nuestra empresa por temas de manejo no puede tener una caja menor es decir todo sale de la caja principal.

la pregunta es que documento se debería usar para para dicho proceso que refleje en un arqueo provisional y ver cuanto hay en préstamo sin legalizar o si se puede crear un tipo de documento?

Hola @riveiro

Muchas empresas para controlar los viáticos que dan a sus empleados lo que hacen es registrar al empleado como proveedor, de esta manera al realizar la comprobación de gastos hacen un pago a cuenta, es una manera de controlar el dinero que sale de caja, sin embargo creo que tu pregunta debería ser contestada por el personal contable de tu empresa, ya que no es un tema de configuración del sistema, es un tema de definición de procesos.

Saludos.

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Hola @riveiro, para el manejo de rendiciones muchos partners crean soluciones especifica para agilizar la conciliacion que es lo que mas da problemas.
Lo correcto seria usar una cuenta contable de rendiciones y enviar alli los prestamos de efectivos con un pago efectuado a cuenta, marcando el empleado con algun UDF y luego el empleado debera registrar todas las facturas de forma estandar, y por ultimo registrar los pagos utilizando la cuenta de rendiciones. Por supuesto hacer esto manual es demasiado burocrático para el empleado que rinde, por eso los partners crean desarrollos para evitar tantos pasos.
La otra vuelta es justamente lo que comenta @pcarrasco, crear los empleados como proveedores y al entregarle el dinero registrar un pago a cuenta, y luego el empleado registra las facturas de forma estandar, y puedes usar el campo de referencia para marcar estas facturas con alguna nomenclatura de las rendiciones y luego poder hacer la reconciliacion de todas las facturas con el pago al empleado.

Espero te ayude la info.

Saludos,

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Sin duda yo me iría sobre el escenario de @pcarrasco, asi se a implementado con varios de mis clientes y les es funcional.

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excelentes respuestas gracias a todos por su ayuda

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