Nuevamente aca con un artículo bastante interesante, espero que les sirva de ayuda, como me sirve para tener en cuenta.
Todo está listo, el sistema está seleccionado al igual que la empresa de consultoría, los equipos de cómputos adquiridos, los equipos de trabajo organizados, reina un entusiasmo que evidencia las altas expectativas que se tienen con la adquisición del nuevo sistema de información, pasan seis meses y, estamos peor que antes, se ha gastado dinero, se ha perdido tiempo, y no tenemos aún el sistema funcionando. Los consultores le echan la culpa a la compañía, la compañía a los consultores, y no hay señales de cuando el sistema estará funcionando. Esto es un escenario típico de una proyecto no exitoso de implementación de sistemas. Y es que, muchas veces, nos embarcamos en un proyecto de este tipo sin conocer cuáles son verdaderamente las condiciones que deben de darse para que el mismo sea exitoso. Creemos que con solo seleccionar el sistema, y asegurarnos de que el mismo funcione en otra compañía, ya tenemos el éxito asegurado. Vamos a enumerar algunas de los elementos primordiales para alcanzar el éxito en la implementación de un sistema de información (ERP).
#1 APOYO DE LA ALTA GERENCIA (Los jefes que se pongan las pilas).
La implementación de un sistema dentro de una organización, es un proceso que involucra todas las áreas de la empresa y que puede afectar positiva o negativamente (según el cristal con que se mire) un área en particular. La alta gerencia de la empresa, quien posee el panorama completo y maneja los objetivos primarios de la implementación, debe de asegurar que todos los recursos (personal, equipos, área física, etc.) que necesite el proyecto estén en el momento adecuado y en la forma adecuada. Muchas veces nos encontraremos con situaciones donde deben de tomar decisiones, que por su naturaleza, tendrán que ser tomadas por la alta gerencia. Estas decisiones deben de tomarse con cierto nivel de celeridad de manera que esto no afecte la programación del proceso de implementación.
#2 MANEJAR EL PROYECTO CON UN ENFOQUE DE NEGOCIOS (No le tiren el muerto a Tecnología).
Las implementaciones de ERP NO SON proyectos de tecnología, son proyectos de negocios que tienen un componente tecnológico importante. Una implementación de un nuevo correo electrónico, el cambio de los servidores, la adquisición y puesta en funcionamiento de una infraestructura de comunicaciones nueva, estos son proyectos tecnológicos; Pero, la implementación de un nuevo sistema de información es un proyecto del área de negocios porque las áreas de negocio son las que determinan los requerimientos del proyecto y son sus procesos y procedimientos que se verán afectados. El área de tecnología juega un rol estelar en todo este proceso, porque es la responsable de toda la infraestructura que soporta el nuevo sistema de información, pero definitivamente no debe de llevar el rol protagónico. Es entendible que en muchas empresas, por un asunto de recursos y de tiempo, se designe al área de tecnología como líder del proyecto, pero esto no es el escenario ideal. Lo más idóneo es que el área de negocio sea quien administre y controle todo el proyecto, asegurando que los resultados del mismo vayan acorde con las necesidades de la empresa.
#3 MANEJO DEL CAMBIO (O te montas o te apeas).
El nuevo sistema de información trae consigo una serie métodos y procedimientos que difieren de cómo generalmente se han venido haciendo las cosas, y esto no le gusta a muchas personas porque los saca de su área de comodidad. Es necesario entonces hacer una evaluación inicial de cuales serían esos cambios que afectarán las diferentes áreas y por ende a las personas que trabajan en ellas. Dada la naturaleza del nuevo sistema, posiblemente hay roles dentro de la organización que ya no serán necesarios; hay personas que no utilizaban un sistema que ahora tendrán que usarlos; hay personas que lo cambiaremos de posición, etc. Todo esto debe de preverse y hacer un plan de acción para disminuir o eliminar el impacto negativo que esto pudiera tener en los resultados del proyecto. Muchas veces el no manejar estas situaciones de manera adecuada, origina incertidumbre dentro de los empleados que crea desmotivación e incluso pueden “boicotear” el éxito del mismo.
Por esta razón que el elemento de manejo de cambio más importante dentro del proyecto debe de ser la “Comunicación”, y con esta buscamos que todos los empleados se monten en el nuevo barco, porque de lo contrario se constituirán en un riesgo.
#4 MANEJO DE LAS EXPECTATIVAS (Es un sistema no la cura del cáncer).
El sistema de información no es la “panacea” de todos los problemas de la empresa. Generalmente los usuarios y sus superiores tienen la idea de que el sistema va a venir a darle todas aquellas cosas de las que hoy adolecen. Nada más falso que esto. Ciertamente, el sistema debe de venir a proveernos de informaciones, controles, debe de ayudarnos a eliminar duplicidad de pasos en los procesos y a hacernos más eficientes; pero, es imposible que cualquier sistema nos provea de “TODO” los que nosotros entendemos es la mejor manera de realizar las cosas. En algunos casos pudiera ser que el sistema nos obligue a cambiar algún proceso que nosotros entendiéramos no debe de ser cambiado, pero aquí lo importante es ver el bosque y no el árbol, es entender que el sistema funciona de manera integral para mejorar la eficiencia de toda la empresa y no de mi área en particular. La clave aquí está en hacer un buen proceso de selección el cual arroje cuales son aquellas cosas en las que nos vamos a beneficiar y cuales son aquellas en las que no. Si la empresa permite que sea el suplidor del software que te diga los beneficios y no lo descubre por sí misma, entonces corre el riesgo de tener expectativas insatisfechas. Al fin y al cabo, el éxito de un proyecto va en función del alcance de las expectativas.
#5 BUEN GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO (Sin perder ni pie ni pisada).
El gerenciamiento de proyectos es un elemento que se ha convertido en un común denominador en cualquier proyecto. En los proyectos de ERP es importante que este se tenga un gerente de proyecto interno dentro de la organización que procure lo siguiente:
- Elaboración junto al suplidor de un plan de proyecto con todas sus actividades y
responsables. - Seguimiento de todas las actividades para determinar posibles desviaciones y corregir a
tiempo. - Realizar reuniones periódicas para dar seguimiento y debatir las diferentes situaciones de
riesgos que hayan podido ser identificadas. - Coordinar el personal interno para que haga sus colaboraciones a tiempo y no
comprometan los tiempos del proyecto.
Es una mala práctica dejar el gerenciamiento del proyecto solo a la empresa consultora a cargo
de la implementación, porque la misma será juez y parte en muchas ocasiones.
Con toda la rigurosidad de cualquier otro proyecto, ya que independientemente de la
metodología de proyecto que se utilice, es necesario que se mantengan los siguientes elementos: - Un plan de proyecto con cada una de las actividades, los tiempos y los responsables.
- Reuniones periódicas de seguimiento.
#6. APODERAMIENTO POR PARTE DE LA EMPRESA DEL PROYECTO
(Cuide lo suyo para que luego no se arrepienta)
El proyecto es de la EMPRESA no de los consultores. Apodérese del proceso de implementación,
realice todas las actividades del punto anterior, además:
- Que los usuarios claves entren al sistema, en ambientes de prueba y se familiaricen desde
el principio. - Que los usuarios claves “atosiguen” a los consultores: preguntándoles, cuestionándolos,
pidiéndoles ayudas, etc. - Prueben las parametrizaciones que se han hecho, no se conformen con que el consultor le
diga que ya está hecho. - Trate de hacerse autosuficiente en la utilización del sistema y no dependa tanto de los
consultores. (Esto le ahorrará mucho dinero).
CONCLUSIÓN.
La implementación de un sistema no es un proceso fácil. Hay que sacrificarse y tomar en
consideración todos los elementos antes expuestos. Tome conciencia desde el principio y se
ahorrara dolores de cabeza, desilusiones y sobre todo $$$$$$.
Saludos
