Buenas tardes, soy Carolina Ing. Industrial - Gerente de Operaciones. Menciono mi formación y mi cargo para ser clara que se de procesos y no de programación. Estoy en un nuevo trabajo donde utilizan SAPB1 (que nunca he utilizado) y soy parte del equipo de re implementación del mismo. El Gerente de Finanzas está solicitando tener una contabilidad por centros de costos (antes llevaba una cuenta por cada departamento para cada uno de los gastos) Nuestro consultor de SAP nos indico que si ahora quiere cambiar a llevarlo por centros de costos debemos crear una nueva base de datos y a mi no me queda claro el porque, alguien me puede aclarar por favor. No quiero invertir más recursos de los necesarios en este proyecto.
Hola Carolina, la activacion de contabildiad de costos la puedes hacer en cualquier momento, lo que no es posible es al revez, desactivar los costes. sinembargo me imagino que lo que requieren es un replanteamiento del plan de cuentas, en ese caso en SAP no es posibe eliminar cuentas que ya tengan movimiento por lo que aun desactivandolas tu plan queda un poco sucio, y tampoco podrias configurar obligatorio el uso de centros para las cuentas que también tengan movimiento, por lo que si es aconsejable hacer un roll-out de tu implementación, cambiando el plan de cuentas y activando la contabilidad de costos.
te paso un link de que incluye esta contabilidad de costos:
ht_ps://help.sap.com/doc/saphelp_sbo92/9.2/es-ES/91/f6349f3c9047d5b91696c02ac6e9d6/content.htm?no_cache=true
Activas los centros de coste, los definis bien, hacéis el planning de si una o más dimensiones y a usarlo.
Quizás implique reducción de cuentas contables, pero simplemente sería dejar de usar determinadas cuentas o aún mejor, al tenerlas diferenciadas se pueden seguir usando y predefinir en ellas el centro de coste para no tener que alimentarlo
Quizás os dicen de crear una bbdd en modo pruebas para testear previamente, pero eso es una tarea simple de backup-restore.
Os recomiendo, crear sociedad en pruebas (backup de la productiva) y en ella hacer las pruebas pertinentes, pero no deberías tener mayor problema, salvo la definición del sistema de centros de coste, su codificación y las dimensiones.
Eso sí, luego hay que alimentar en todas las transacciones el centro de coste correspondiente
Hola Carolina, todo lo que menciona @meqs es correcto, la única razón por la cual te digan que deben de hacer otra base de datos puede ser por desconocimiento del consultor en cuanto a los centros de costos o por una re-estructura del catalogo de cuentas de la base de datos (y aun así, un muchos casos no es necesario hacer otra base), te sugiero que solicites una base de pruebas (copia de tu base productiva) y hagan todas las configuraciones y pruebas de los centros de costos y sus normas de reparto para que vean si el resultado es el esperado e implementarlo en tu base productiva.
No creo sea necesario reimplementar a menos que quieras un catalogo contable limpio y nuevo. Aun así no es necesario ya que los centros de costo puedes activarlo en cualquier momento, lo que no puedes hacer es después de activado regresar a lo anterior. Haz que te monten un BD TEST y ahí hacen las pruebas necesarias antes de hacer en productivo para que puedas salir de toda duda.
Te recomiendo que este presente tu responsable de contabilidad para que valide lo que se esta haciendo.
Para una reestructuración de cuentas es lo mejor, en la empresa que laboro fue lo mejor o el catálogo estaría muy sucio ya que usábamos 5 segmentos dentro del código de la cuenta y se simplificó usando sucursales y convirtiendo algunos segmentos a dimensiones. Esto con el fin de simplificar el código de la cuenta y eliminar redundancias.
Hola @CL315 es difícil dar recomendaciones cuando se está fuera de tu empresa sin conocer a fondo el problema, concuerdo con los comentarios sobre que no sería necesario modificar tu catálogo de cuentas o crear una nueva base de datos para llevar centros de costo en SAP B1.
Los centros de costo se dan de alta con una o hasta cinco dimensiones y en cada dimensión los centros de costo por área o departamento. Mencionas que “antes llevaba una cuenta por cada departamento para cada uno de los gastos” pero ese ANTES es antes de iniciar con SAP o ya dentro de SAP el catálogo tiene una cuenta para cada departamento, por si ya lo tiene no necesitas los centros de costo, basta configurar tus modelos financieros para obtener la información.
Pero si aún así deseas crear los centros de costo y aprovechar colocar presupuestos y obtener todos los reportes que tiene SAP para comparar gastos vs presupuestos por centros de costos, pues en realidad no importa que tenga las cuentas separadas, que al fin y al cabo a la hora que ya tengas los centros de costo creados, los relacionarás a la cuenta correspondiente como norma de reparto del gasto incurrido.
Espero que esto te ayude a tomar la decisión y sería mejor si nos compartes una muestra del catálogo de cuentas actual para saber exactamente en dónde estás parada y realmente qué debes hacer.