Buenos Dias. Mi pregunta va mas en función a saber si se puede hacer algo que se me ocurrió.
Situación Actual:
En la empresa donde laboro utilizamos SAP. Dentro del proceso de cuentas por pagar se registran “dos tipos de facturas”
1- Aquellas que usan una Orden de compra (PO) para registrar la recepción de materiales y servicios y cuando se les da recepción se afectan contablemente las cuentas de gastos y una cuenta puente que se denomina Goods Receive / Invoice receive (GRIR) en el balance que cuando se recibe la factura de manera manual se cancela el registro en la cuenta de (GRIR) y la cuenta por pagar es creada direccionando esta a la cuenta por pagar a un proveedor.
2-El otro tipo son aquellas que no tienen orden de compra (manuales) que al momento de recibir la factura se afecta la cuenta de gastos y la cuenta por pagar del proveedor.
El registro de las facturas se hace en ambos casos de manera manual registrando el IVA y seleccionando al proveedor para el caso de las de PO y en el caso de las manuales se registra el gasto, el IVA y se selecciona al proveedor.
Este proceso lleva mucho tiempo a nuestro personal de cuentas por pagar.
Lo que se quiere:
Dado que actualmente en México los proveedores usan un solo formato de factura (CFDI Ver 3.3) por lo que prácticamente esto en si mismo es un formato uniforme (campos, lineas, etc). Dado esto es posible importar las facturas al SAP y no tener que capturarlo manualmente? Se me ocurre algo así como que subirlas en un estatus de “Park” y que luego la persona de AP seleccione al proveedor y que PO quiere afectar o para el caso de las manuales seleccione al proveedor y la cuenta de gastos que quiere afectar.
Si es posible que se realice ese tipo de movimiento que mencionas, debes ponerte en contacto con un ABAP para que realice un desarrollo y al momento de realizar la selección por tipo de Orden de compra, el sistema determine que proveedor afectar.
El desarrollo en un poco tardado porque antes de entrar en productivo tienes que realizar las pruebas de validación en QAS para que quede como lo necesitas. ahí mismo puedes generar el XML que se entrega al PAC de validacion ante SAT.
Una vez que el PAC te permite la visualización del documento PDF, quiere decir que cumplió con todo los requisitos fiscales.
Si se puede y se requeriría te hicieran un desarrollo. En donde laboro se tienen ya programas y se ocupan tanto para llenar campo en SAP de folio fiscal digase CFDI y cargar pdf y xml como anexos a documento correspondiente, tanto para documentos de factura a clientes como de proveedores y acreedores.
Mira yo te recomendaría si la empresa quiere optimizar el proceso, generen un portal para la recepción de las facturas de egreso, donde el proveedor las suba y intrínsecamente el portal haga sus validaciones ejemplo:
Validar con el SAT que la afctura sea vigente
Que el proveedor tenga OC con ese monto
La fecha de la factura pertenezca al mes que vas a cerrar ( Si así lo aplicas)
En fin tus propias reglas del negocio, y una vez hecho esto y pasado tus validaciones poder ya sea generar documentos preliminares o generar prellenados de la transaccion estandar ( solo que esta accion seria manual y dependeria de los usuarios)
PD SE REQUIERE TENER CLAROS TODOS LOS ESCENARIOS PARA QUE SE INDIQUE AL PROGRAMADOR COMO DEBE DE TRATAR CADA UNO DE ESOS, SI LO LOGRAS CREEME TE AHORRARAS UNA TALACHA TANTO DIA DIA COMO PARA DAR CUMPLIMIENTO CONTABILIDAD ELECTRONICA*****