Buenos días me gustaría tener orientación acerca de como puedo llevar artículos que son activos fijos de la empresa pero estos activos fijos se ponen en alquiler, el flujo de trabajo que tengo planificado es el siguiente,
1- primero creo el código de articulo en datos maestros de activos fijos.
2- segundo a ese articulo en la pestaña de activos fijos, le coloco la serie respectiva.
3- tercero creo una tarjeta de equipo en el modulo de servicios, para poder llevar el control de los mantenimientos correctivos y preventivos que le tengo que dar a ese equipo cada mes.
4- cuarto facturar ese activo fijo cada mes con recurrencia ya que es un equipo en alquiler que cada mes si o si tendra un mantenimiento preventivo. (en esta ultima parte no la puedo lograr ya que sap no permite facturar un activo fijo)
me gustaría saber si hay alguna otra manera de poder llevar acabo este flujo manteniendo el control de historial de ese equipo con las facturas que le emito y manteniendo la informacion de la misma serie de ese equipo
A tu consulta, me queda la duda de que si quieres facturar sólo los alquileres o también el mantenimiento.
Quizás la solución pase por hacer un contrato de servicio para el activo y número de serie, y generar desde el contrato las facturas de servicio de alquiler. Para saber el contrato que está en vigor desde el activo podrías generar una búsqueda formateada e incluir esta información en la ficha de datos maestros del activo.
Deduzco de tu planteamiento que el alquiler es un servicio ¿o lo tienes definido como artículo? Y los mantenimientos ¿son artículos?
Me falta un poco más de información, pero considero que la solución más sencilla es agruparlo todo bajo un contrato de servicio.
Amarcos muchisimas gracias por tu respuesta, apliando un poco mas a tus preguntas, el alquiler es un servicio pero lo tenemos definido como un articulo que cada mes cuando le toca al cliente ese mantenimiento, agarramos ese articulo y es lo que facturamos como mantenimiento preventivo, el contrato de servicio es el que se crea desde el modulo de servicios? y de ser asi creo el articulo en activo fijo, para despues enlazarlo al contrato de servicio y desde ahi realizar las facturas de ese equipo? seria asi?
el planteamiento es lo que comentas, pero se podría mejorar con un pedido de venta por el total del contrato e ir facturando mes a mes la parte correspondiente para saber cuánto queda pendiente. Tampoco indicas si el contrato es renovable para tener esto en cuanto en la gestión; si fuese renovable, al completarse el pedido actual, se crearía otro contrato y otro pedido de venta para ir facturando.
Faltaría por ver los mantenimientos, si los quieres incluir en el mismo documento de factura, o si te interesa que vayan en otro documento.
Crear un contrato por artículo y número de serie renovable por la duración del alquiler.
Crear un pedido por el importe total del alquiler. Aquí podrías generar una línea de pedido por cada mes si te facilita la gestión.
Generar las facturas desde el pedido para que se queden asociadas al contrato.
Los mantenimientos podrían incluirse en la factura del alquiler que corresponda, o se podrían generar los pedidos de los mantenimientos planificados en el contrato, similar al pedido de alquiler.
Debes elegir la forma de trabajar que mejor se adapte a tu organización, y probarlo en un entorno de pruebas con los usuarios que lo vayan a manejar
Tendrías que dedicarle un tiempo a conocer el módulo de servicios.
El artículo lo compras y lo capitalizas y es un activo amortizable en tu empresa.
Luego lo alquilas y facturas.
Como te apunta @Amarcos crea un contrato de servicio por números de serie, para ese artículo y ese número de serie.
Ese contrato luego lo puedes vincular con transacciones periódicas para crear un modelo de facturación recurrente.
Ocurre que si haces actuaciones extras, las tendrías que hacer desde una llamada de servicio identificando el cliente, artículo y el numero de serie. Desde esa llamada de servicio puedes generar pedidos o facturas directas y quedarían vinculadas o con trazabilidad, tanto al cliente, como al artículo, al número de serie y al contrato.
Lo ideal es que montes una empresa de test de un backup de la productiva e investigues un poco como se comporta el sistema en ese módulo.
Muchísimas gracias por el apoyo brindando tanto de tu persona como la de @Amarcos , estoy empezando a conocer bastante del modulo de servicios y la guía de ambos me abrió la opción a mas caminos, algo que pase por alto al momento de explicarme fue, si seria correcto si ya son artículos que ya llevan años de servicio agregarlos como activos fijos nuevos o como seria lo correcto de llevar esos artículos que ya llevan años pero queremos ponerlos como activos fijos en alquiler?