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Optimizando carga de proveedores

En el ERP SAP, los proveedores (como datos maestros) están separados dependiendo si se dan de alta en el área de compras, o de finanzas. Bien, me gustaría saber en sus empresas qué métodos usan para optimizar el proceso de carga de los mismos.

Si es descentralizado, y cada sucursal carga sus proveedores, hay algo que centraliza y va liberando los proveedores? Un estilo de WFlow?

Si es centralizado, les demanda mucho trabajo? Usan excel por detrás de SAP para ir recabando la info antes de la carga final en SAP?


El grave problema que estoy viendo en la empresa donde estoy ahora es que los proveedores se cargan de forma descentralizada, pero al momento en que SAP emite el número de acreedor, el mismo queda “activo” para el uso en Ordenes de Compra, y recién cuando llega la factura del mismo, e intentan cargarla, se dan cuenta de que está incompleto en términos de conceptos impositivos (retenciones, percepciones, otros impuestos, etc).

Entonces, cómo hacer para optimizar bien el proceso de carga de datos maestros de proveedores?

Buen dia @SidV en el Grupo de Empresa donde laboro se hizo la reimplementación de SAP ERP de la versión 4,7 a 6.0, en el cual participe como KEY USER de Finanzas. Para el caso de los proveedores realizamos unas plantillas extraídas directamente de la versión 4,7 y lo que trabajamos fue los nuevos códigos.
Actualmente utilizamos 1 solo código para cada proveedor y si se necesita en varias sociedades solo se extiende claro esta llenando la informacion en la vista de Finanzas y Compras.

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Gracias @Daniel_Sanche por tu comentario, exactamente me refiero a los nuevos acreedores, es decir las ALTAS al maestro, sin pasar por implementación…

En tu empresa ahora cómo hacen? Dan de alta vía XK01 todos los datos?
Cómo preveen qué datos impositivos poner? Es decir, con anterioridad el proveedor nuevo debería haber enviado los datos impositivos para que los tengan en cuenta quien debe hacer la carga, igual para compras.

Si los crea cuentas por pagar por la Tx XK01, llenando todos los datos que pide SAP obligatoriamente, los datos impositivos lo llenamos viendo la factura del proveedor o revisando el RIF por la pagina web del SENIAT que es el ente regulador de los impuestos acá en Venezuela.

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Hola, buen día.

Hay las siguientes 2 opciones:

  1. Lo más recomendable es manejar una plantilla en Excel con todos los datos que se requieren para dar de alta el dato maestro en SAP tanto de Compras como de Finanzas, y con base en ello en la empresa decidan si una persona del área de Compras o una de Finanzas será la responsable de dar de alta en SAP considerando que hasta que no tenga los datos completos de la plantilla no hará la actividad en SAP.

  2. La que indicas en uno de tus mensajes que Compras cree los Acreedores, llene sus datos del área y Finanzas después llene los suyos, pero entra el problema que mencionas que sino hay comunicación entre áreas Finanzas ni se entera y hasta que quieran contabilizar algo para ese Acreedor se darían cuenta que no hay datos de Finanzas.

Saludos.

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@SidV Que tal como te va.
Donde Laboro, para poder dar de alta un proveedor primero se le piden a éste sus datos RFC, DIRECCIÓN, RESPONSABLE LEGAL, CUENTA, etc. posteriormente, llenan un formato de Excel donde se llenan todos los datos grupo de compras, condiciones de pago, etc., posteriormente el área de Cuentas por pagar los crea en SAP. Así es como tratan de llevar el control de los mismos, y hasta el momento cada que se hace una orden de compra y le quieren dar entrada, no han tenido problemas por que falto algún dato en el DM.
Espero poder haber ayudado.
Saludos,
@Yshua

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Si evidentemente el Excel sería la forma más útil cuando el procedimiento es centralizado.
Pero qué ocurre si la empresa tiene varias sucursales, imaginense que el varios sectores de compra, no pueden estar esperando a que la central de proveedores de alta a un código de proveedor, para que ellos puedan crear las OC (ordenes de compra).

Entonces lo que desean, es que cada sucursal pueda dar de alta el proveedor, pero que quede bloqueado para el uso del lado de FINANZAS, ya que deben validar la parte de impuestos.

Realmente no entiendo como SAP no ha pensado en esto, sabiendo que las empresas son ENORMES, y tienen descentralizados sus procesos.

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En la empresa que laboro, solían crearlos el Dpto de compras pero a raíz de la reimplementacion tomando en cuentas las BEST PRACTICES SAP se decidió que los creara cuentas por pagar con el fin de minimizar margenes de error y duplicidad de códigos.

@SidV uhm en el caso de sucursales, estamos hablando que son pagos de única ocasión?, también hasta donde sé (No sé mucho de FI), para el tema de compras utilizan la MK01…
Saludo,
@Yshua

Hola! El tema de tener descentralizado los proveedores, es un problema que encontramos en muchas empresas y esta mal, porque tenes el proveedor 80 veces repetido o con los datos fiscales mal, con tal de darlos de alta.
Se debe centralizar si o si.
Lo primero es limpiar los maestros, sacar los duplicados etc.
Después armar la plantilla que se dará al usuario para que complete los datos.
Después armar un procedimiento a nivel funcional que podría ser:
A) un key user que de de alta todo
B),uno que de la parte de datos centrales, otro la de finanzas y otro la de compras , etc,

Eso depende de la complejidad de la empresa por ejemplo si es una multinacional o si tienen muchos centros etc no todos los centros usan los mismos proveedores etc, yo me inclino por la B cuando es este el caso.

Saludos
Zule

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