Ayuda SAP

Orden inversión con distintos cecos presupuestados

Hola buenas tardes,

Agradeceré su ayuda con lo siguiente, hace un par de días se me encargo crear las ordenes internas de la compañía (ordenes de inversión) y tengo la siguiente duda: ¿ se puede crear una orden con distintos cecos y que cada ceco tenga su presupuesto y su activo fijo?

a la fecha solo he creado ordenes individualizando su ceco y presupuesto, pero ahora me solicitan lo mencionado anteriormente.

ojalas me puedan a resolver esta duda. Gracias !!

saludos,
Daniela.

Me parece que estamos mezclando todo (?)
De qué serviría una orden de inversión con cecos presupuestados y cada uno con un activo fijo?

Puedes comentarnos mejor el escenario y qué solución buscas en SAP?
¿Lo has intentado hacer? ¿Qué error te dió?

Hola. la verdad es que no se si estoy mezclando cosas. A la fecha, en la empresa cada vez que se pide la compra de un activo fijo, lo asocian con una orden interna y se le asocia un presupuesto y esta orden se le aplica a una orden de compra. Es decir, 1 compra, implica un ceco, una orden interna y un presupuesto.

ahora, respecto a mi consulta, se están realizando modificaciones y hay un presupuesto para cada sucursal (son 3), entonces me solicitan realizar una orden interna por cada una.
mi pregunta es. puedo juntar estos 3 presupuestos en una orden interna y dentro de ella ir asignando los distintos cecos. Si es así, ¿cual seria la transacción? o mejor aún, hay algun manual o instrucción sobre las ordenes internas / inversión / estadistica.

Cualquier información que me pueda orientar en esto. lo agradeceré un montón!!

Quedo atenta. muchas gracias.
Saludos,
Daniela.

hola Daniela
depende un poco tambien de lo que tengais implementado y hasta que punto deseais incluir alguna modificacion en vuestros procesos.
En general las ordenes internas se pueden combinar con estructuras presupuestarias (programas de inversion) del modulo de IM (gestion de inversiones) donde cada nodo puede estar asignado a centros de coste especificos y recibir presupeusto a su su vez distribuir presupuesto a las ordenes asignadas

Si no teneis el modulo de IM (gestion de inversiones) pues habria que pensar en alguna alternativa. Como tu mencionas podriais usar ordenes estadisticas y gestionar el presupeusto en los centros de coste en lugar de en las ordenes internas de tal manera que los costes reales son imputados a CECOS, no a ordenes por lo tanto en cada compra tendrias una orden (imputacion estadistica) y un CECO (imputacion real). Actualmente estais haciendo imputacion real a orden y despues liquidais a activo fijo o seguis otro metodo alternativo?

Puedes ampliar un poco la descripcion del escenario, por favor? Se supone que hablas de una orden interna para construir un activo fijo a partir del presupuesto recibido de las tres sucursales? el activo fijo pertenecera a las tres sucursales?

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Hola, te agradezco tu respuesta.
aun no solucionamos el tema, se sigue haciendo de la misma forma, un local, un activo fijo asociado a una orden interna y un presupuesto para esa orden interna.

actualmente, se liquida el activo fijo, y es un activo por local.

mi tema es que aun no le encuentro sentido hacer una orden interna por activo fijo. ¿que control me permite tener esta orden interna?

Saludos,
Daniela.

Hola Daniela

como te decia, es muy dificil responder tus preguntas sin conocer exactamente los procesos de tu compania, los modulos que teneis en SAP y (muy importante) la forma en como han decidido combinar esos modulos para dar respuesta a las necesidades especificas de los diferentes departamentos.

Por que una empresa decide usar ordenes de inversion en lugar de directamente crear una orden de compra?

Las ventajas de tener una orden interna por activo fijo es, entre otras, que puede facilitar la asignacion de responsabilidades, la distribucion y ejecucion presupuestaria y el reporting y seguimiento de costes de determinada manera (por ejemplo segun los intereses del responsable de presupeustos, segun los intereses del jefe de produccion, etc)

Tambien puede darse el caso de que los activos fijos no se compren de una vez, sino que se construyen, por ejemplo, una determinada instalacion tecnica puede constar de un motor que le compramos a un provedor, un brazo articulado que compramos a otro y ademas un numero de horas de trabajo externo (servicios) y/o interno (hotas de personal). En estos casos tiene mucho sentido una orden interna para recoger todas las compras y gastos imputables a un activo fijo concreto.

Lo que es claro es que una orden de inversion es un colector temporal de costes los cuales se liquidan (si es que usais ordenes reales, no estadisticas) a un activo fijo. No tengo el detalle ahora mismo pero supongo que tecnicamente no seria imposible que en la norma de liquidacion se pudiera liquidar a mas de un objeto receptor, pero esto, por otra parte puede ir en detrimento del motivo de usar ordenes internas por activo fijo, podemos encontrar mas dificultades para distribuir las responsabilidades, o hacerse mas dificil el tracking de los fondos presupuestados y de los costes. Por ejemplo, imaginate una orden interna en la que has imputado facturas de 10 provedores distintos para 20 activos fijos diferentes, a la hora de hacer la liquidacion de la orden a los diferentes activos fijos en curso, cuanto liquidas a cada activo fijo?

Si puedes indaga mas sobre el motivo que teneis en la empresa para utilizar las ordenes internas de la manera que lo hagais. Por experiencia te digo que muchos usuarios e incluso departamentos enteros desconocen por completo el fin de trabajar de una manera especifica. Por que hacemos las cosas de una manera especifica y no de otra? Cuales son las pautas para realizar la planificacion y asignar los presupuestos?.

De que manera le beneficiaria a tu empresa tener una sola orden interna y no varias? Es solo por ahorrarte la creacion pero a costa de perder, por ejemplo, que diferentes responsables sean quienes decidan cuando y como se hacen las compras.

Por mi no hay problema de seguir comentando estas cosas en este hilo si a los administradores no les parece mal, si me expones mas detalles del caso podemos seguir analizando.

Saludos

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Hola Nuevamente.

Gracias Por tu respuesta, hay muchas de las preguntas que realizas también me las cuestiono. lamentablemente, no tengo mucha conocimiento con el trabajo de activos fijos y ordenes internas, por eso preguntaba.

Módulos que hay en Sap actualmente son Fi /co y MM.

  • “Por que una empresa decide usar ordenes de inversión en lugar de directamente crear una orden de compra?” actualmente, se realiza una solicitud de activo fijo, luego una orden interna con su presupuesto y luego crean una OC.

por ejemplo, para darlo a entender fácil.

Se requiere que todos los locales /sucursales tengan un letrero “X”.
nosotros actualmente realizamos lo siguiente:
-a local Z se le crea un AF Z, se crea una orden interna Z (con presupuesto) y luego una orden de compra Z
-a local W se le crea un AF W, se crea una orden interna W (con presupuesto) y luego una orden de compra W
y así sucesivamente.

Entonces, mi pregunta es…¿puedo crear solo una orden interna y crearla con un gran presupuesto y tener distintos cecos e ir asociandole un activo fijo?

Si estoy disparándome a los pies, disculpa, pero me cuesta entender un poco los conceptos, soy totalmente nueva en este mundo de activos fijos y ordenes internas.

y, nuevamente te agradezco mil tus respuestas.

Saludos,
Daniela.

Hola Daniela

me gusta que plantees ese ejemplo de los 3 letreros para los 3 locales, a partir de ahi podemos empezar a plantear posibilidades a ver si soy capaz de aclararte algo.

Antes de nada, tengo que decir que no soy un experto en Activos Fijos y no tengo un sistema SAP accesible para detallarte algunas cosas y a lo mejor menciono funcionalidades no exactamente como esten en tu sistema (la creacion de activos fijos se puede gestionar en escenarios mas complicados con el modulo de PS, Gestion de Proyectos, que es el que yo controlo mas, si se hace a traves de ordenes internas funciona de manera similar pero mas simple que en PS, igual estoy presuponinedo alguna funcionalidd que existe para PS y no para ordenes internas)

Parto de la idea de que usais ordenes reales (no estadisticas) que se liquidan al final del periodo y que conoces el concepto de liquidacion. Si no es asi pregunta tranquilamente y trato de explicarlo mejor.

Tambien has de entender que lo que a veces entiende SAP como “best practises” (la supuesta mejor manera de hacer las cosas) no tiene por que encajar con las necesidades de todas las empresas, pero es bueno tratar de seguirlas porque suelen incluir la automatizacion de varias tareas y evitar creaciones o mantenimientos manuales de objetos

Si tenemos 3 ordenes diferentes para tres letreros de 3 locales podemos asignar responsabilidades, individualizar presupuestos y ademas podemos facilitar la automatizacion de la creacion del activo fijo para un centro de coste especifico. Ademas se realiza la liquidacion al activo fijo en curso y se pueden rastrear los gastos de manera muy clara.

Con lo de asignar responsabilidades me refiero por ejemplo a lo siguiente: el local A esta de vacaciones en agosto y no quiere ue se instale el letrero hasta septiembre, por lo que puede crear la orden interna y no liberarla hasta que no decida el responsable que se pueden hacer pedidos contra esa orden.

Imaginate que en lugar de 3 ordenes tenemos 1 sola orden. Luego podemos tener tres proveedores distintos para los letreros, probablemente puede haber precios distintos y circunstancias especificas para cada centro.

Imaginate, por ejemplo que para instalar el letrero en el local 1 hay que usar una soldadura especial, unos metros mas de cable o lo que sea, que tardan mas de un periodo y tienen que hacer mas de una factura. Imagina tambien que cada local tiene 1000 euros de presupuesto, el local A se gasta 1000 euros, el B 950 euros y el C 900.

Cuando a fin de periodo se haga la liquidacion (con tres ordenes internas separadas) sera facil liquidar a cada activo fijo en curso su coste (su valor) y su amortizacion mensual, y cuando se empieza la amortizacion. Cada orden interna tendra un receptor unico en la liquidacion del periodo. Ademas sera muy facil indetificar el centro de coste que debe vincularse con el activo fijo y consecuentemente recibir la amortizacion

Sin embargo imagina ahora que creamos solo una orden interna para aumular los costes de los 3 letreros. A fin de mes nos llega la factura de dos proveedores que las imputamos a la orden interna. Ahora tenemos que hacer la liquidacion de esos costes a los activos fijos en curso afectados con esas facturas). Habria que manualmente revisar las facturas para ver exactamente cuanto tenemos que liquidar al activo en curso 1 y cuanto al activo en curso 2 y crearlos para los centros de coste

El esquema de liquidacion lo tendremos que meter a mano, diferentes lineas indicando la cantidad a liquidar a cada activo fijo relacionados.

A fin del mes siguiente podemos recibir una o varias facturas adicionales, y de nuevo hay que revisar esas facturas para ahcer la liquidacion de los costes a cada activo.

Ademas, si tenemos un presupuesto de 1000 euros por cada letrero, como me aseguro de que cada local no se gasta mas de lo que he presupuestado? Si el presupuesto esta individualizado por cada order el sistema impediria gastarse mas de lo presupuestado en cada letrero. Sin embargo, si solo tengo 1 orden el presupuesto seria “compartido” y un local que recibiera las facturas antes podria gastarse mas de los 1000 euros que le corresponderia.

No entro en mas detalle con la presupuestacion porque ignoro como lo estais haciendo, si es un presupuesto por ordenes internas o por centros de coste, o si es realmente un presupuesto o una planificacion de costes, que a veces se usan los conceptos como si fueran lo mismo (para SAP no lo son).

si tu me dices que son 3 letreros exactamente del mismo precio, que no requieren instalacion individualizada, que va a ser sencillo hacer la liquidacion en 3 partes iguales en la misma fecha a los 3 activos fijos y que os va a resultar sencillo crear los activos fijos indentificados para cada centro de coste y que no hay problemas de identificar quien y cuando toma las decisiones o aprueba las ordenes y las fechas y que os resulta facil mantener manualmente los esquemas de liquidacion de forma manual en la orden pues no necesitas realmente crear 3 ordenes, creas una y liuqidas los costes segun corresponda.

Si usas ordenes individuales para cada activo fijo es mucho mas sencillo crear (incluso de manera automatica) y mantener las normas de liquidacion y tambien la creacion de los activos fijos. En empresas con muchas ordenes y activos en cada periodo se trata de reducir lo mas que se pueda la creacion y mantenimiento manual de los objetos, y eso es mas factible con ordenes individualizadas.

Cualquier aclaracion que necesites no dudes en preguntar

Saludos

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