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Devolución de Mercancías - Documentos Pagados

Buen día a todos!

Una disculpa por estar ausente en el foro, aún estoy terminando de estudiar el Manual de SAP BUSSINESS ONE que amablemente me compartieron :relaxed:

Aún me quedan muchas dudas, pero el día de hoy quería saber si pueden orientarme para saber el procedimiento correcto para generar una Devolución de Mercancía a un documento que ya fue pagado; por ejemplo:

***En la empresa donde laboro hay un proveedor de alto movimiento al cual se le realizan pagos de forma anticipada, los cuales se aplican una vez confirmada la recepción de los mismos en el Almacén.

Mi duda se encuentra en que muchas veces pueden detectarse material dañado o que no este en condiciones optimas (después de confirmada la recepción) y se tenga que realizar una devolución de mercancías al proveedor (para que nos otorgue una nota de crédito por el importe de los mismos); pero al encontrase la factura ya pagada o cerrada, no da la opción de generar una devolución y se realiza de forma externa.

No se si ese sea el procedimiento correcto, por que veo que ya no tengo trazabilidad del documento y sobre todo me entra la duda sobre que costo pueda tomar (se coloca de forma manual, pero no se si lo correcto es que lo tome de la última entrada del articulo); he buscado información, pero solo he visto casos o ejemplos de cuando aún esta activa la factura, pero no de cuando ya fue concluida.

Sobre todo me interesa mucho confirmar los costos, ya que en la mayoría de nuestros proveedores, la reclamación tiene que llevar como referencia el folio de la factura de la entrega que se esta reclamando (para verificar que entre en el limite de reclamación establecido) y sobre esos precios se emite la Nota de Crédito (no es exactamente del último costo de entrada).

De antemano agradezco la atención!

Saludos cordiales!!! :smiley:

Buenos días Laura…

A ver, indicas que ya el proceso está completo:

Pedido a Proveedor - Entrada de Mercancía - Factura de Proveedor - Pago a proveedor.

Si después de todo esto quieres realizar una devolución como bien dices no se puede, pues para hacerlo la entrada de mercancía debe estar abierta…

Aquí se “puede” realizar dos procesos, en realidad 1 de ellos no lo recomiendo para nada, pero igual es opción:

  1. Cancelar el pago a proveedor, y factura: Este NO lo recomiendo, pero es la manera en que vuelves a abrir la entrada de mercancía de manera natural en SAP, el inconveniente es que después debes cargar de nuevo la siguiente entrada de mercancía, la siguiente factura (que será la misma de la primera) y el siguiente pago. El inconveniente de este método es que debes tener a alguien al pendiente que se vuelva a cerrar el proceso completo luego, y de verdad es engorroso.

  2. Crear una Nota de Crédito: Si no me equivoco (y pido ayuda a otros compañeros de SAP B1 que tengan más conocimiento funcionales que yo), Aún puedes crear una Nota de Crédito a la factura, aunque el proveedor aún no te la esté entregando como tal. el inconveniente de este método es que la contabilización de tu nota de crédito va a variar correspondiente a la nota de crédito real que te haga el proveedor. Lo bueno con este método es que cuando el proveedor te haga el envío del nuevo material, le realizas una Nota de Débito basado en la Nota de Credito y vuelve a quedar los saldos cerrados.

Yo en lo personal recomendaría el proceso 2, pero si es una empresa que realiza muchas devoluciones de este tipo, ya después de cerrado el documento, no quedará más que realizar la re-ingeniería de procesos, es decir, poner responsabilidades para hacerlo con el método 1 y que se esté pendiente de los cierres completos de la información.

Por favor, si estoy equivocado o alguien tiene otra manera de hacerlo que hable ahora o calle para siempre…

(Antes de realizar cualquiera de las dos opciones, hazlo en un ambiente de pruebas y observen junto con el contador los pró y contras de cada uno. en especial del método 1, que deberán estar muy al pendiente de las fechas de contabilización de los documentos)

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Hola @Ares17000

Muchísimas gracias por tus comentarios y disculpa la demora en contestar :sweat_smile:.

Si, efectivamente en la empresa en donde estoy se quiere realizar una reingenieria de procesos (que nos ha tenido algo ocupados, jiji), y estamos precisamente estableciendo responsabilidades.

Sobre la opción número 2, me intereso saber si es posible crear una Nota de Crédito sobre una Factura de Proveedor que ya esta pagada; por el momento solo manejamos las Notas de Crédito por fuera, sin tener una trazabilidad del mismo.

Si pudieran guiarme sobre ese aspecto (si es posible o no) les agradecería mucho :grinning:.

De antemano, agradezco la atención!

Saludos cordiales!!!

Hola @laura no te preocupes por las demoras, igual reviso el foro unas 2 o 3 veces por semana solamente…

Esta semana me toco justo un cliente que me preguntó lo mismo, entramos en su BD y le ayudé.

Fijate, una vez que la factura esta “cerrada” no se le puede hacer una nota de crédito ligada directo a la misma. me puse a indagar con el cliente y estas fueron las opciones:

  1. Crear una nota de Crédito proveedor nueva: con esto significa que sencillamente abres Compras - Nota de Crédito Proveedores. y creas la Nota de crédito desde cero. Debes colocar clave del proveedor, productos y demás.

  2. Cancelar el pago y luego crear la nota de crédito: Con esta opción al menos puedes mantener la factura y ligar los documentos. pero debes tener cuidado con la trazabilidad de un pago que YA HICISTE y estas cancelando.

  3. la misma primera opción que te había dado… cancelar pago, cancelar factura, realizar devolución… pero esta tiene muchos problemas… principalmente porque no podrás cargar la misma factura del proveedor por segunda vez, (esto trae inconvenientes en algunos países de manera legal). NO LA RECOMIENDO pero es una posibilidad queda SAP B1.

Ahora bien, el cliente optó por la opción 2, cancela el pago, realiza la nota de crédito al proveedor, con la nota de crédito te reduce el inventario del almacén (se lo estás devolviendo), el proveedor te vuelve a enviar la mercancía ahora si en buen estado, y le crea la Nota de Débito a la cual luego pueden aplicarle de nuevo los pagos que ya realizaron anteriormente.

La parte de “reingeniería de procesos” es precisamente esa… ¿como se debe de hacer, que otras manera puede hacerse que sea legal y confiable, quien va a realizar que actividad, quien supervisa que se realice bien, y quien verifica al final estos casos para estar al día que se cierren?

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@Ares17000 !!!

Te agradezco la atención en responder :smile:

Es correcto, para poder cambiar un proceso se tiene que revisar lo que comentas (Terminos legales, supervisión, responsabilidades, etc.).

Creo que la parte que más puede afectar es el tema Fiscal; por las implicaciones en la cancelación de documentos, que pueden afectar la contabilidad.

Ahora comprendo más por que el de crear un documento de Nota de Crédito de forma externa; que en el caso de la Empresa donde estoy, sería el más factible llevar.

Solo se tendría que delimitar bien el seguimiento, para que esas Notas de Crédito se puedan aplicar en los siguientes Pagos al Proveedor (parte de nuestra Reingenieria).

Nuevamente te agradezco tus comentarios @Ares17000 !!! :smiley:

Saludos cordiales!!!

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