Tengo un problema actualmente y es algo que nunca he podido hacer coincidir.
EN SAP B1, en el modulo de inventarios - Informes de Inventarios - Informe de Stock.
Este informe me trae el inventario actual por precio de “Ultimo precio de compra”.
Cuando hago este informe, nunca, y repito NUNCA me coincide con las cuentas contables de los almacenes. Siempre les he explicado que es por el tema que el reporte viene al último precio de compra, y se puede tener artículos en almacén que se compraron un poco más económico o más caro que la última vez y eso causa las variaciones.
Ahora… me están pidiendo para este sábado un reporte que SI o SI se ajuste la existencia en inventario vs las cuentas contables…
¿SAP B1 ya tiene un reporte así o tengo que matarme estos 3 días URGENTE a hacer este reporte? y en caso que tenga que hacerlo, ¿Cómo lo hago? ¿Quien me arroja una luz de por donde realizarlo?
Normalmente lo pides con el de “ultimo precio de compra” pero ahora vamos a lo siguiente:
Tengo 1 artículo que vengo comprando a 100 en el año... pero resulta que en diciembre, me dan una oferta que si compro una cantidad X me lo venden a 80 . y los compro.
Entonces al sacar ese reporte y ponerle “ultimo precio de compra” lo va a sacar al precio de la última compra de 80$, cuando en existencia puedo tener productos de meses anteriores, comprados a 100. Entonces me va a dar un “monto” del artículo menor al que realmente es el inventario del almacén, y por ende no me coincide con la cuenta contable. puedo tener por ejemplo 700.000 en el almacén al sacar este reporte y cuando me voy a la cuenta contable está en 850.000 , Es una diferencia normal y exactamente por la lógica que les comento (esto también afecta por ejemplo a las compras en USD y no en moneda local, por el tipo de cambio del día).
ahora bien… Lo que quieren es un reporte que no sea el que les estoy mostrando, sino un reporte que cuando me de la existencia en el almacén coincida al 100% con la cuenta contable.
Según yo, no existe, por eso la pregunta. ¿Alguna idea de como hacer un reporte así, o si SAP B1 lo tiene por donde se saca?
Hola @Ares17000
El informe que puedes comparar contra la contabilidad es el de auditoria de stock, ya que este informe te muestra los costos de los productos, donde debe tener el mismo valor de las cuentas de existencia en tu contabilidad.
seguramente la configuración de tu sistema utilice el precio medio para valorar el inventario. Para que te coincidan los datos, o al menos se aproximen, tendrás que utilizar un informe con este precio como origen.
Como lo dice Andres, para cuadrar contabilidad vs almacén se utiliza el informe de auditoría de stock, te recomiendo generarlo tomando en cuenta los siguientes criterios:
Si vas a comparar vs saldos contables debes ejecutar el reporte por fecha de contabilización contemplando el mismo rango de fechas que tu reporte contable.
Debes elegir todos los almacenes, no debes establecer filtros de ningún tipo para que no se omitan stocks
Te recomiendo que lo resumas por cuentas, tendrás una comparación mucho más rápida.
Visualiza saldos iniciales, de no hacerlo estarías también omitiendo saldos acumulados.
Porque estoy sacando ese reporte, y resulta que tengo almacenes que por alguna razón cuando saco el inventario por artículo, me da 0 en saldo acumulado, pero cuando saco la información por cuentas contables, me aparece por ejemplo la cuenta de existencia en un monto (digamos 1 millon de pesos), y me aparece otra cuenta distinta con el saldo de 1 millon de pesos pero negativo.
Es por esto que no se da la contabilidad… porque en algún momento se hicieron movimientos errados en los sistemas.
Me monté una BD de pruebas el sábado, con la información actualizada al viernes. Y estoy haciendo el siguiente ejercicio.
Salida de TODOS los artículos de TODOS los almacenes, (Esto en teoría debería de dejarme las cuentas contables en 0).
Para luego ingresar de nuevo todo el inventario, pero contra la cuenta contable Correcta.
La cosa es que lo acabo de hacer contra 1 almacén, y me quedó en saldos Negativos la cuenta contable en “finanzas - Plan de cuentas” cuando deberían de haber quedado en 0 y no se que estoy haciendo mal…
Eso comunmente pasa cuando cambian la cuenta de existencia de un artículo, por ejemplo, si gestionas un artículo por grupo de artículo y tienes, digamos 1,000 en stock y de pronto por desconocimiento lo cambias de grupo y realizas la salida de esos 1,000, esto lo que ocasiona es que tu cargo quede en una cuenta pero tu abono en una nueva.
Me pasó una vez y de inmediato procedí a bloquear por TN para que no pudieran hacer esto.
Buen dia yo creo desde mi humilde punto de vista, que corregir es engorroso, ya que si la empresa presenta estados de resultados y esos errores ya sean por cambio de cuentas, asientos manuales, documentos que eran por servicio pero incluyeron cuentas de existencias… etc… son de años anteriores esas correcciones afectaran a los estados ya presentados.
Lo primero seria para aclarar el panorama, que generes querys donde identifiques las diferencias y por que se produce, yo tengo unas que valida esto por si te sirve como primer proceso.
SELECT TOP (100) PERCENT
OINM_1.InvntAct AS [Cuenta Existencias],
OACT.AcctName as [Nombre Cuenta],
dbo.OACT.CurrTotal AS [Mayor Existencias],
SUM(OINM_1.TransValue) AS Kardex,
(SELECT ISNULL(SUM(Debit - Credit), 0) AS Expr1
FROM dbo.JDT1 AS t1
WHERE (Account = OINM_1.InvntAct) AND (TransType IN (30, - 2, - 3))) AS [Asiento Manual],
(SELECT ISNULL(SUM(dbo.PCH1.LineTotal), 0) AS Expr1
FROM dbo.PCH1 INNER JOIN
dbo.OPCH ON dbo.PCH1.DocEntry = dbo.OPCH.DocEntry
WHERE (dbo.PCH1.AcctCode = OINM_1.InvntAct) AND (dbo.OPCH.DocType = 'S')) AS [Facturas Proveedores Servicio],
(SELECT ISNULL(SUM(dbo.RPC1.LineTotal) * - 1, 0) AS Expr1
FROM dbo.RPC1 INNER JOIN
dbo.ORPC ON dbo.RPC1.DocEntry = dbo.ORPC.DocEntry
WHERE (dbo.RPC1.AcctCode = OINM_1.InvntAct) AND (dbo.ORPC.DocType = 'S')) AS [NC Proveedores Servicio], dbo.OACT.CurrTotal - (SUM(OINM_1.TransValue)
+
(SELECT ISNULL(SUM(Debit - Credit), 0) AS Expr1
FROM dbo.JDT1 AS t1
WHERE (Account = OINM_1.InvntAct) AND (TransType IN (30, - 2, - 3))) -
(SELECT ISNULL(SUM(Debit - Credit), 0) AS Expr1
FROM dbo.JDT1 AS JDT1_1
WHERE (TransType = 69) AND (CreatedBy NOT IN
(SELECT CreatedBy
FROM dbo.OINM AS OINM_3
WHERE (TransType = 69))) AND (Account IN
(SELECT DISTINCT InvntAct
FROM dbo.OINM AS OINM_2)) AND (TransType = 69))) -
(SELECT ISNULL(SUM(PCH1_1.LineTotal), 0) AS Expr1
FROM dbo.PCH1 AS PCH1_1 INNER JOIN
dbo.OPCH AS OPCH_1 ON PCH1_1.DocEntry = OPCH_1.DocEntry
WHERE (PCH1_1.AcctCode = OINM_1.InvntAct) AND (OPCH_1.DocType = 'S')) -
(SELECT ISNULL(SUM(RPC1_1.LineTotal) * - 1, 0) AS Expr1
FROM dbo.RPC1 AS RPC1_1 INNER JOIN
dbo.ORPC AS ORPC_1 ON RPC1_1.DocEntry = ORPC_1.DocEntry
WHERE (RPC1_1.AcctCode = OINM_1.InvntAct) AND (ORPC_1.DocType = 'S')) AS Diferencia
FROM dbo.OINM AS OINM_1 INNER JOIN
dbo.OACT ON OINM_1.InvntAct = dbo.OACT.AcctCode
GROUP BY OINM_1.InvntAct, dbo.OACT.FormatCode, dbo.OACT.CurrTotal,OACT.AcctName
Depende mucho de la estrategia que quieras seguir… mira, la recomendación de mi partner (no me paro el cuello con algo que yo no propuse) fue crear un nuevo artículo ficticio, ese nuevo artículo te servirá para, por medio de entradas y salidas, corregir esos detalles.
Para corregir el saldo negativo haces una entrada con ese artículo, asegurándote de afectar la cuenta de existencias que tienes en rojo, para corregir la cuenta que tiene con saldo normal, haces una salida, cambiando el grupo de artículo para que ahora la cuenta de existencias es la que deseas afectar. Como cuenta de contrapartida utilizas una cuenta que simplemente te servirá como puente para recibir el cargo y el abono resultante de la operación. Ojo, esto lo tendrías que hacer mes a mes, de lo contrarios corregirías el saldo actual pero no estarías corrigiendo mes a mes.
Me darías 1 ejemplo un poco más visual de ese artículo ficticio?..
Lo de hacerlo mes a mes ya no sería necesario, pues hace meses que empecé con estos análisis y ya se corrigieron las causas, así como bloquearon para que no se puedan volver a repetir, incluso ya tengo 3 meses de revisión donde no ha vuelto a ocurrir, y ya los saldos errados son de mitad de 2020 para atrás,
Ahora toca es arreglar esos saldos errados…
un ejemplo Básico…
Tengo 1 almacén cuyo monto es de 1.000.000 de pesos.
Al referirme a artículo ficticio quiere decir que será un artículo “X”, es decir, que solo utilizarás para hacer esta corrección y no más. Sería un artículo de inventario solamente, no compra y no venta.
Para el escenario que describes dejo un instructivo rápido:
1.- Configurar el artículo de manera que afecte la cuenta de existencias “A”
2.- Realizar una entrada de almacén por el monto de $500 (500 unidades de $1 pudiera ser) (Se elige como cuenta de contrapartida la cuenta “D”)
3.- Configurar el artículo de manera que afecte la cuenta de existencias “B”
4.- Realizar una salida de almacén por el monto de $250 (250 unidades) (Se elige como cuenta de contrapartida la cuenta “D”)
5.- Configurar el artículo de manera que afecte la cuenta de existencias “C”
4.- Realizar una salida de almacén por el monto de $250 (250 unidades) (Se elige como cuenta de contrapartida la cuenta “D”)
Esto aumentaría y reduciría las cuentas tal cual lo necesitas… sin afectar stocks reales y sin hacer pólizas de diario para corregir.
Hoooooo … ya entiendo…
Si. se haría colocando el artículo configurado a cuentas contables por artículo y así puede realizar esos cambios de las cuentas de existencias. Perfecto.
Ya comprendí. y luego la diferencia a aplicar por asiento contable si será solamente las diferencias generadas por otro error que encontré. (realizaban las entradas y salidas con la cuenta de contrapartida la misma cuenta, es decir A vs A. y eso daba 0, entonces entraba o salía la mercancía, pero el efecto contable era 0).
Hoy mismo hago esto en una BD de pruebas y veo si sale mejor… mil gracias por darme una luz.
Actualizo…
Me sirvió de Muuuuuucho tus indicaciones Gera…
Practicamente ya está listo.
Cuando saco el informe de Auditoría de Stock por cuentas contables ya coincide al 100% con las cuentas contables en Finanzas - Plan de Cuentas.
Si tuve que hacer unas reclasificaciones por asiento directo, pero estamos detectando que fueron malos movimientos de inventario (hicieron el movimiento contra cuentas que no correspondían como mencioné en el mensaje anterior).
Ahora… acaba de surgir una duda y no supe como responderla…
Según yo, si saco la auditoría de stock por cuenta contable, o si saco la auditoría de Stock por Artículos, ambos deberían de darme el mismo monto final.
Y resulta que tengo entre ambos reportes, los dos de la misma pantalla, con los mismos parámetros una diferencia de 800.000 MXN aproximadamente que no se explicar…
¿Que puede provocar que este informe arroje 2 números distintos si se supone que siempre coinciden?
Ok… a ver…
Me puse a sacar almacén por almacén, y encontré los 3 que me están dando problemas.
Ya identificado me puse de tarea a revisar 1 de ellos, para encontrar en donde estuvo el error. y encontré este detalle…
Este almacén me está generando una diferencia de 390.000MXN Como era un monto cerrado supuse que sería más sencillo de detectar el error. y así es…
Tengo este artículo que tiene 0 de existencia pero un monto de 780.000 MXN
Es raro, nunca había visto algo así, necesitaría revisar la nota de crédito, tal vez pusieron un monto negativo (Sería la lógica, desconozco si esto es posible)
