Me llamo Andrés Ortiz, soy consultor funcional FI Colombiano con experiencia en soporte nivel 2 y mejoras a procesos empresariales y 2 implementaciones completas en FI-CA.
En el tiempo que llevo trabajando con SAP no he tenido la oportunidad de configurar el proceso de extractos bancarios automáticos… por eso, acudo a este foro para que por favor me brinden orientación de como llevar a cabo esta parametrización, me den consejos o tips a tener en cuenta para arrancarlo desde cero.
Las transacciones del proceso son FBZP, OT83, OB74, FF.5, FF_6, FEBP, FEBA
sería bueno que antes de abrir algún tema buscaras en el foro si ya se ha tratado el tema, sobre todo por el hecho de no duplicar respuestas. Espero que no te moleste la indicación.
Buen día Salco, no te preocupes, entiendo tu posición, pero de hecho ya había mirado la documentación esta página. La ayuda que estoy solicitando es como puedo iniciar la configuración en la OT83 entendiendo el porque de las operaciones, ya que aún no me queda claro por ejemplo en base a qué asigno todas las combinaciones que allí se presentan (cuentas, símbolos de cuenta), esa información me la da textual el extracto bancario? debo pedir un formato especial al banco que contiene toda esa información?
la operaciones bancarias y los codigos son creados acorde a los multicash y la codificación que utiliza cada banco, la logica de asignación es depende del origen/naturaleza de cada transacción, cheques, debitos, creditos, reversiones, etc. las cuentas contables depende de a que grupo pertenecen, se debe revisar cuantas cuentas contables tiene asignada una cuenta bancaria para poder asignar; el banco puede trasladarte su guia de operaciones multicash
Tal como menciona @CristoSalva82 y complementado su respuesta es importante destacar que el banco que quieras parametrizar te brindará un formato especifico con el cual te pasara los extractos bancarios. Dicho formato puede variar de algunos estándares contemplados por SAP (multicash, swift, DTAUS, etc) ó puede ser uno propio generado/creado por el mismo banco. Esto significa que si el formato en que te brinda los archivos de los extractos no es estándar, deberías crear una rutina de conversión hacia el formato estándar para luego poder generar el upload a SAP. También vale la pena destacar que existen empresas/proveedores que gestionan la información/digitalización de nuestras cuentas bancarias y transacciones(muy útiles para cuando una empresa posee diversas cuentas bancarias en un sin fin de diferentes bancos), estas empresas se encargan de brindarnos el archivo ya con la norma/formato estándar multicash para cada cuenta bancaria de los bancos que gestionemos mediante ellos.
Una vez aclarado ese punto paso a intentar responder tus preguntas:
-en base a qué asigno todas las combinaciones que allí se presentan (cuentas, símbolos de cuenta)
Al momento de realizar dicha parametrización es necesario contar con algun key-user encargado de la carga y conciliación bancaria. El observando el extracto podrá indicarte a que cuenta contable y bajo que indicador (d/h) deberá imputar dicho asiento contable. Su contrapartida (cta bancaria) podrá ser una cuenta puente para luego realizar la conciliación a posteriori. Hay que tener en cuenta que el sistema interpretará el archivo del extracto y realizará las imputaciones a cada una de las cuentas que le indiquemos en la parametrización. La cuenta contable a imputar estará sujeta al código de Operación Externa y Signo (signo del importe de la operación), ambos funcionarán como condición al momento de interpretar cada linea encontrada y aplicar la regla de contabilización (será el asiento a realizar con su clase de documento, y demás caracts).
Y con respecto a la primer pregunta: debo pedir un formato especial al banco que contiene toda esa información? creo que quedo respondida al principio.
Cualquier corrección sobre lo que expuesto será bienvenida.
Espero haber podido ayudarte y haber ampliado lo comentado por @CristoSalva82.
Si eres nuevo en esta configuración, los primeros pasos que debes de considerar son los siguientes:
Definir los bancos con los que trabajará tu cliente
Cuantas cuentas bancarias tendrán
Que formatos utiliza cada banco con los que trabajan quizás cada banco trabaja con una estructura diferente y dichos formatos hay que convertirlos en un formato que SAP procese Multicash MT940 etc.
A nivel de gestión esos puntos deberías tenerlos claros para comenzar la configuración, con esa información podemos pasar a la configuración correspondiente.
Crear los simbolos de cuentas - estos simbolos definiran las cuentas que se utilizarán con la asociación de las operaciones que se extraerá del extracto bancario que se cargue.
Asignación de cuentas a simbolos - En este punto se definen las cuentas que se asociarán con los simbolos correspondientes.
Crear claves para reglas de contabilización - En este punto se crean los grupos de operaciones con los que se trabajará para todos los bancos cuando se cargue el extracto; por ejemplo creamos un regla llamada +COM relacionada a comisiones bancarias, posteriormente las operaciones de este tipo que vienen en tu extracto estarán asociadas a esta regla y esta a su vez con los simbolos de cuentas que ejecutarán la contabilización con las cuentas asociadas.
Definir reglas - En esta sección asociamos la clave con los simbolos de cuentas y la dinámica contable.
Crear tipo de operación - Acá varia según la experiencia de cada consultor, se puede separar por bancos las operaciones o consolidar las operaciones en una sola. (Criterio del consultor)
Asociación cod. operación externo reglas contabilización - Por cada tipo de operación creada asociamos los códigos de operaciones externas (lo que aparece en tu extracto) con la regla de contabilización, entonces cuando el programa cargue tu extracto en el formato que escojas (MULTICASH, MT940), encontrará las operaciones (externas) las asociará con las reglas y estás a su vez con los simbolos y finalmente asignará las cuentas correspondientes para generar el asiento contable.
Adicionalmente definir las cuentas bancarias con los bancos propios (T012K), la configuración varia según la versión de SAP que utilizas si es R3 es la que todos conocemos si es SAP HANA la asociación se realiza a través de la transacción NWBC.
A groso modo esa es la configuración principal de extracto electrónico, adicionalmente deberías configurar el extracto manual para que el tesorero o la persona encargada tenga la posibilidad de hacerlo por ambas opciones.
