Y nos fuimos con SAP

[Luis_Baeza]

Antes de leer quiero comentarles que esto es mas que nada irles contando sobre la implementación que haremos de SAP para que, quizás a uds. les sirva de ejemplo, para rtomar en cuenta si inician un proyecto de esta envergadura, NO se como terminará esto pero les iré comentando lo que vaya pasando acá hasta la culmiunación del primer hito el que esperamos sea todo un exito. Si te animas a leer,espero te sirva mi experiencia.

Hace un rato no escribía porque hemos estado con hartas cosas acá en la Universidad. Lo último que les conté fue que se estaba decidiendo entre implementar SAP u otra herramienta que abarcara todos los sistemas y procesos de la U. Pues bién, ya se decidió por SAP S/4 HANA y le dieron el puntapié inicial al proyecto, al que se denominó “Titán” por la envergadura de este.
Bueno el plan de acción fue la obtención del recurso humano que trabajará en el proyecto en donde se seleccionó a los usuarios mas conocedores de los productos financieros (se comenzará por backoffice, tesorería, contabilidad, presupuesto y adquisiciones + cta cte alumno) y a los encargados de TI que tienen que ver con los desarrollos y mantenciones de los actuales sistemas de la universidad, entre ellos yo que estaré a cargo las interfaces de tesoreria, adquisiciones y algo de contabilidad.
Llevamos un mes mas menos de talleres para manejo de habilidades landas y conocimiento de nuestras habilidades y de las personas que trabajaremos por lo menos 1 año en esto (el proyecto es casi 4 años)
Estamos todos reunidos en una casa dispuesta para el proyecto ordenados de acuerdo a los roles que tomaremos.
Hace poco se conoció la empresa que trabajará con nosotros y estamos en espera de la llegada de los consultores.
Ahora todos estamos enfocados en conocer muy bien nuestros actuales datos y generando interfaces de los datos maestros y cuadrando los totales.
Les esteré comentando mas a medida que vamos avanzando.

[Gaston_Gundin]

Hola!

Yo soy nuevo por estos lares, pero se ve super interesante, que buena onda que puedas estar en un proyecto tan grande. Espero leer más (que claro me sirve para aprender) y éxitos!

[Luis_Baeza]

Muchas gracias @Gastongundin … ese es mi idea… es la primera vez que yo también estoy en un proyecto SAP. Espero te sirva mi experiencia. Saludos

[Willy_Caldero]

Que bueno saber que la empresa cliente se organice bien, al final de cuentas es el punto de mayor riesgo en un proyecto de implantacion de un sistema. Les lanzo los siguientes consejos:

• Definan claramente las vias de comunicación para evitar dejar cosa sueltas que queden en el limbo.
• incluyan en su proyecto un perfil de Project Manager, para gestionar el seguimiento de cronogramas y pendientes.
• Pongan mucha atencion con el control de cambios. Los cambios de alcance siempre tienen un fuerte impacto en el presupuesto del proyecto.
• Mantengan un ambiente de colaboracion con el equipo de consultores. Acuerdense que al final del proyecto los consultores se van y queda el equipo de soporte del cliente.
• Traten de crear todo el material de capacitacion interna posible. Tiene que ser gradual la capacitación al usuario final, para mayor impacto y con menor rechazo al cambio.

Solo algunos consejos para que los tomen en cuenta.

Saludos,

[vangelis]

Sobre todo enfóquense bien en las repercusiones contables financieras,
porque en nuestra empresa nos quedamos con muchas dudas.
Saludos.

[Luis_Baeza]

Gracias @Willy_Caldero por tus consejos.
Te cuento que acá se cuenta con una persona que dirige el proyecto en su totalidad y luego dos jefaturas que dirigen el area TI más el area financiera. También existe el gestor del cambio y gestor del tiempo.
Como dije ya estamos en espera de los consultores con sus módulos y puestos de trabajo listos y dispuestos para que lleguen, se sienten y comiencen su labor.
Te cuento que este mes que pasó fueron muchas las actividades que se hicieron en el aspecto humano para que se genere un ambiente de amistad antes de que comience fuertemente el cambio. Eso ya ha dado sus frutos ya que se ve entre nosotrso, un equipo muy bien cohecionado y en el conocimiento y las amistades que cada uno ya ha ido acercando.
De nuevo agradezco tu respuesta

Asi es @vangelis acá intentaremos de cubrir todo perfectamente, Intentaremos usar las transacciones y funcionalidades nativas de SAP y de hacer las mínimas transacciones Z que se puedan.
Saludos

[jorgealar6]

gracias por compartir tu experencia y espero tus comentarios para ir aprendiendo mas

[iillescas]

Hola, gracias por compartir las experiencias que tendrás en el proyecto, es de gran ayuda, para quienes estamos en el proceso de dar este gran paso también.

[Madelen]

Gracias por la invitación a acompañarte en esta tu primera aventura en SAP. También soy nueva en esto y me complace vivir de este lado el paso a paso.
En lo que si tengo experiencia es el control y gestión de proyectos: ESTA ES LA CLAVE de todo y cualquier tipo de proyecto, seas cliente o proveedor (Consultora) con está herramienta no quedarán cabos sueltos y ler permitirá rápidamente determinar los cuellos de botella, levantar las alertas e implementar las soluciones para que el proyecto fluya.
Exito!!

[Luis_Baeza]

gracias @madelen, les seguiré contando a medida que avance el proyecto. Un abrazo

[EDWIN]

Hola Luis que gran aporte el tuyo el invitarnos a conocer tu dia a dia en una implantacion estare muy atento, yo ya estoy en el comienzo de una segunda fase y participo dentro de un equipo de pruebas y utilizamos una herramienta que se llama worksoft certify

[Luis_Baeza]

que bueno que te aporte en algo.
he estado inactivo pero ya estoy dde vuelta. el proyecto sigue y les estaré contando en que vamos.
saludos

[Luis_Baeza]

Sres …cómo están…
HE estado inactivo por razones personales pero aú continuamos en el proyecto de implantación de SAP S/4 HANA.

Lo que estuvimos haciendo fue un curso intensivo de inglés técnico (no fue tan dificil pues estamos en una universidad) el que tiene como finalidad ayudarnos en las futuras traducciones y manuales que no estén escritos en español. (esta etapa fue de mi completo agrado porque siempre he tenido fascinación por el idioma)

Qué ha pasado estos últimos meses? pues bueno, les cuento que esta semana que pasó ya comenzaron a llegar los consultores de la empresa externa que nos acompañará en este camino.
Se llegó a acuerdo con dos empresas de tecnología. Una para lo que es la capacitación y la implantación de los módulos financieros y de nómina (FICA, HCM, MM, PM, PS, SD, FICO, CO, FM… espero no se me vaya alguno).( Como ven, de saber 0 SAP hoy ya por lo menos manejo las siglas para los módulos ) y la otra empresa es para definición e implantación de la solución para la arquitectura y servidor de la máquina que soportará el software y la bd.

estas dos semanas han sido bien atareadas ya que cada uno de los integrantes del grupo definido para este cambio esta repartido en las cacacitaciones iniciales con los asesores de acuerdo a su rol. Yo como informático me las tengo que bancar todas asi que ando de qui para allá recopilando información.
Los asesores nos enseñan el flujo de la información, las pantallas y los menús que utilizaremos y nos indican como se generarán las futuras transacciones. Este punto es crucial ya que debemos estar “con los ojos bien abiertos” para darnos cuenta si la transacción nativa de SAP se ajusta perfectamente a la forma de trabajar actual de nosotros ya que si no es así debemos avisarles las diferencias y tomar decisiones si se deberá cambiar la forma de trabajar o amoldar una transacción X o hacer alguna modicación de código para ajustarse a nosotros.
Es la etapa de decisiones casi finales para que la empresa comience a “amoldar” el sistema a nuestras necesidades.

Pufff… espero no haber sido muy enredado y me hayan entendido.

Atento a consultas me despido de uds.
Saludos y nuevamente, espero que les sirva de experiencia.

[wingedhorse]

Luis, seguí comentando por favor…

[Luis_Baeza]

hola @wingedhorse , pensé que nadie estaba interesado. Lo retomo mañana y te cuento en que estamos. GRacias por comentar. saludos

[ingdamien]

Aprovecha cada segundo de su implementacion, ya que no cualquiera tiene la oportunidad de estar presente en una implementacion y menos de este tipo.

De que pais, escribes? me quede con la duda.

Saludos y gracias por compartir

[Luis_Baeza]

Hola @ingdamien un gusto.
Escribo desde Chile, más exactamente desde Talca, VII región del Maule.
Trabajo como informático en una Universidad y estamos en este cambio tecnológico.
Un abrazo

[Luis_Baeza]

Hola a todos…

Sigo con mi historia J

La última vez que escribí estábamos avocados a levantar las funcionalidades y actividades que se realizan acá en la u8niversidad para determinar que transacciones y procesos trae Sap nativamente y así amoldarnos al nuevo sistema.

Hace ya un par de semanas cumplimos nuestro primer hito que fue terminar el levantamiento señalado y plasmar todo lo analizado en varios documentos denominados BPP (Business Process Procedure) en donde colocas todo el levantamiento del Tema. Es como un documento donde oficialmente se detalla todo lo que tendrá el sistema aSap a medida de nuestra empresa. Les adjunto este pantallazo del índice de uno de ellos (el de MM) para que se hagan una idea:

Ver figura 1

Ver figura 2

Para llegar a esto fueron un par de meses en continuas reuniones entre consultores y nosotros, los usuarios claves de la empresa y que tienen el conocimiento de los flujos de la info y de los actuales procesos.

Fue una ardua tarea ya que en cada reunión “saltaba” alguna función que se realizaba acá en la Universidad y que no contemplaba Sap por lo que había que revisar la mejor opción para su nueva implementación. Por lo general siempre se podía amoldar la solución pero en algunos casos fue necesario desechar y cambiar el actual procedimiento nuestro. Como nota importante les comento que llegamos a la conclusión que teníamos que amoldarnos a Sap y cambiar la mentalidad de los usuarios si era necesario y crear las menos transacciones Z posibles para aprovechar en sí lo natural de las trxs del Sap.

Los consultores con eso, ya pueden comenzar la tarea de configurar el ambiente (por otro lado esta infraestructura TI levantando el servidor donde se alojara Sap) .

LA empresa consultora ya nos entregó la estructura para la carga de datos maestros en las que estamos trabajando). Con esto se levantar un ambiente para en un tiempo más comencemos las pruebas internas. Esto ha sido muy rápido pues como les comentaba en un post anterior, nosotros habíamos comenzado hace ya rato a conocer nuestros propios datos por lo que solo hay que amoldarlos a la estructura que los consultores nos entregan.

Este es un ejemplo de estructura solicitada para datos maestros de bancos. (una de las mas sencillas)

Ver figura 3

Ver figura 4

Por otro lado, se me entregó esta aplicación para que “metamos mano”

Ver figura 5

Como yo estoy apoyando como equipo técnico informático se los instalé a los usuarios que me corresponden y les configuré sus cuentas y sus conexiones para que ya puedan ir probando el ambiente.

Por mi parte ya comecé a crear mis primeras transacciones Z…. mas que nada reportes…

Tengo mi primer hola mundo y ya logré accesar y crear reportes con encabezados de la U lo que me tiene muy contento. Estoy Avanzando en esto asi que ya puedo apoyarlos a uds. En cositas chicas aún. No me pidan tanto jajaja…

Bueno… esto fue mi reporte.

Seguire comentándoles

Saludos

[wingedhorse]

Bien Luis. Ahora empieza el baile…

[Charky11]

Muy interesante, saludos y adelante con el nuevo proyecto
Espero todo marche sobre ruedas.