Ayuda SAP

Ordenen la casa por favor


#1

Creo que todos pensarán que al foro solo vengo a quejarme jajaja (pero es mi medio para expresar ciertas cosas que nos pueden servir a los informáticos y a nuestros queridos colegas que son dueños de procesos).

Resulta que estaba trabajando en una solución para controlar de forma mensual el presupuesto que actualmente está distribuido por centro de costo y por año. Para esto me senté con las personas encargadas, revisamos las normas de reparto que se tenían dentro de su presupuesto me surgieron dudas y consulté " ¿Usted maneja esto como centro de costo? Y su respuesta fue NO, manejamos un todo como el centro de costo.

Seguí con mis pruebas en los diversos escenarios brindados para validar que efectivamente se muestre la información por mes y su saldo con respecto a lo definido mensualmente por centro de costo (Que fueron definidos en la implementación).

Para mi sorpresa existe una mala distribución que logre detectar en mis escenarios y la respuesta fue, tendremos que volver a estructurar el presupuesto. No me molesta en lo absoluto poder apoyar porque ese es mi trabajo pero realmente me surge la duda si las personas que realizan las implementaciones tienen el conocimiento adecuado para este tipo de cosas.

No sé si SAP B1, a nivel de consultoría maneja un tipo de ckeck list de implementación o si todo lo realizan como Dios les ayude. No puedo solamente decir, fue problema de la empresa que implementó (No es la misma con la que trabajo hoy) o si fue culpa de los procesos internos de la organización.

Lo que si es cierto, es que cuando no preguntamos todo lo relacionado al giro del negocio de la empresa (Consultores) y no indicamos todos nuestros procesos ( Empresa a implementar), se dan este tipo de inconvenientes.

Ahora, tendré que esperar que se sienten todas las áreas y ordenen la casa para poder seguir con la solución y que está no presente resultados basura (Entiéndase el termino de no confiable).

Un abrazo y que la fuerza les pueda seguir acompañando. :slight_smile:


#2

hola @Juanag buen caso el que presentas, si me permites te sugiero que expliques con algo más de detalle esto

ya que no podría estar tan claro para todos en el foro y que los demás se animen a comentar.

Saludos mi estimada Jedi. (buena firma :slight_smile: )


#3

Me agradan demasiado tus debates del limbo :wink:

Ya viví esta situación, en más de una empresa, y te paso a explicar mi punto de vista.

Las personas que realizan implementaciones son Consultores SAP

Esto lo aclaro, porque lo que deben conocer al 100% es lo que implementan.
Pero el “negocio”, procesos, si están o no aceitados, si saben o no cómo hacer el trabajo, eso debería saberlo el usuario, el jefe, el gerente, etc.

Hace tiempo atrás, en un roll-out muy grande en el que participé había una persona externa a mi empresa (yo estaba trabajando para una consultora de España), y esta persona era de otra consultora pero NO SAP. Oye, cómo es eso? Una implementación SAP con consultores NO SAP? :neutral_face:

Sí, así como lo lees. Esta mujer era una GENIA de los procesos. Verificaba que los procesos de la implementación se alineen con los de toda la organización. Ella afirmaba que los usuarios (sí, los empleados de la empresa que usaba SAP), a veces NO tenían idea de lo que hacían, y que la implementación podría ser un fiasco si no se revisaban los procesos.

En ese entonces, yo era muy “junior” para comprenderlo, pero aprendí muchísimo de esa señorita. Me enseñó por qué las cosas iban “así” y no “asa” (por así decirlo).

Debo confersarte algo, he participado en otras implementaciones y roll-outs en otros clientes que NO usan ese tipo de servicios de consultoría en procesos, y adivina qué… extraño un consultor de procesos!

Esas personas realmente saben la lógica del negocio, deben por supuesto conocer la MISIÓN de la empresa, su trabajo, etc, y alinear la implementación SAP a ella.

Para concluir…
En una de las últimas implementaciones que tuve, yo a cargo del módulo, tuve que ser yo el consultor en procesos. Y yo paré la implementación para decirle a la gerencia: “Oigan, cómo es que han estado trabajando todos estos años y nadie sabe hacer esto?” :blush:

En casi todas las empresas… los “procesos” no están documentados.
Es un GAP. Y nadie quiere hacerse cargo de eso.

Pensamientos

  • “Implementemos SAP… hagamos las cosas como las venimos haciendo… (mal).”
  • “No importa, después será problema de otro.” (Así piensan).
  • O bien, le echan la culpa a SAP de que no funciona (oposición al cambio).

Consultor de Procesos
Consultor de Procesos
#4

Aquí es donde muchos partner fallan y es que siempre ponen de primero la frase

El cliente siempre tiene la razón.

y yo lo viví xD una empresa que usaba sistemas pequeños y pasa de manejar datos en excel a manejarlos en SAP quizás no tiene claro el deber ser de ciertos procesos y una cosa que he visto que no hacen ciertos partner por lo menos en Venezuela es que no aconsejan de “disculpa, este proceso te va a traer problemas en el futuro”, mas bien son como que “como lo manejan ustedes, hmmm ok si no se puede estándar hacemos un Z”

Buen tema (:


#5

A lo que me refiero es que tienen áreas centrales y luego divididos por sub- áreas ( Eso pensaban). cuando me refiero a un todo es por ejemplo: Mi centro de costo Comercial maneja ( Logística y ventas). Pero eso no es funcional para lo que necesitamos.

¡Y gracias por lo de Jedi jajaja es un honor!


#6

Muy buen tema, en cuanto a mi experiencia puedo decirte lo siguiente:

Depende del partner, de la empresa que contrata y del nivel organizacional que se tiene.

He estado en ambos casos, en una empresa que implementó R/3 y en la cual los consultores nos decían “x proceso necesita un punto más de control, para que SAP te de la información que pides”, y en donde la misma empresa también implementó muchos otros puntos porque la madurez empresarial es grande.

Luego encontré el otro escenario, en donde ves una empresa grande, que aún no saben que son grandes, que implementa B1, que encima contrata un partner en el cual los consultores la mayoría son empíricos, que su salida rapida es “no hacemos reingeniería de procesos” para no decirte “si usted esta mal a nosotros nos da igual, de todas formas vamos a cobrarle y a implementar aunque esto no funcione”, luego a nivel administrativo es más fácil decir “el sistema no funciona” que decir “nosotros no funcionamos de una forma ordenada, y el sistema requiere eso”.

Con el tema de proceso, es importante el diseño de los BPD (Business Process Documentation), esto es algo muy natural de implementaciones de R/3 y que yo traté de traer al mundo de B1 para esta empresa y ha funcionado bastante bien.

Y ahora tienen claro, que mientras no ordenen los procesos, el sistema no va a dar los resultados buscados.

Ley de los sistemas: si le metes basura, devuelve basura.

Saludos.


#7

Sin duda su vasta experiencia en el tema .
Gracias por aclarar el punto de la documentación @jpernillo.

Un abrazo colega.


#8

Buenas tardes estimad@s.

Es un gusto enorme saludarles.

Me intereso el tema en cuestión, y a pesar de que tenga poco tiempo de participar en el foro; daré mis impresiones en base a mi experiencia al respecto del “descontrol” si se le puede llamar así, en muchas empresas que implementan SAP… He participado en varios proyectos que involucran SAP, bien por el lado de desarrollos o por la parte de PP; y en ambos puntos, en muchos escenarios el tema ha sido el mismo… NO existe documentación! El hecho de implementar SAP implica un cambio radical y “extremo” para muchas organizaciones; ya que el mismo hecho de que SAP este orientado al negocio y tengan que “alinear” sus procesos, implica un enorme esfuerzo; por ende, muchas organizaciones por el simple hecho de no adaptarse terminan armando un híbrido de SAP con MS Excel (supongo que más de alguno lo habrá vivido), en donde los encargados de las actividades, llevan en un archivo de Excel (A manera de ejemplo) todo su proceso con la finalidad de que todo cuadre al final; para posteriormente cargarlo a SAP y no se den problemas. Esto al final, trae consigo como uds sabrán una infinidad de problemas; sobretodo cuando llegan las auditorías de procesos y empiezan a encontrar uno por uno los famosos “gallitos” que existen. Les pondré uno de mis casos, cuando en una visita a una de las plantas de una empresa con la que trabajo; visita que tenía como objetivo el levantamiento de información para echar a andar el tablero de control en vista de que el encargado no lo utilizaba… Bueno, resulta que en una de las primeras intervenciones que tuvimos con el encargado, nos muestra un megaarchivo de Excel donde llevaba todo el control de la planificación de la planta; solo la idea de armar ese archivo era un quebradero de cabeza (él con una vasta experiencia ocupaba 5 horas para armarlo); y si había un cambio de parte del área comercial porque se trabajará una Orden de urgencia, implicaba nuevamente rehacer el archivo y perder igual tiempo… En tiempos, esto llevaba a que esta persona gastará un promedio de 2 días a la semana armando su famoso archivo de control y que le evitaba que anduviera en piso y/o pendiente de otras actividades. Lógicamente, al momento de señalar este punto, se puso el grito en el cielo. Lo que quiero decir con esto, es que el simple hecho de alinearse a una forma de trabajo es lo más complicado; pero esto mismo quizá, es uno de los puntos más envidiables de SAP, puesto que si te alineas y desarrollas los procesos como deben de ser, la recompensa es enorme! :slight_smile:

Saludos!


#9

Hola a Todos

Buen tema, pero difícil de tratar y que nos podría tener meses exponiendo puntos. Esto porque depende de una cantidad no menor de factores: Cliente, Procesos, Consultores, Usuarios, Rubro, etc.

Lo que si creo importante destacar, es que en base a todo lo expuesto más arriba, es importante que el Consultor SAP sea efectivamente “Consultor”, muchos confunden ser consultor con solo saber configurar y realmente es más que eso y ahí es para mi indispensable saber sobre procesos, además de poseer habilidades blandas ya que estamos vendiendo un producto a un cliente que es un consumidor potencial de futuras soluciones. Afortunadamente en mi caso antes de ser consultor trabaje en procesos varios años en distintas empresas y eso me otorgó un plus más.

Saludos,


#10

Hola amigo, creo que estos temas realmente son para eso, para exponer puntos y ver los escenarios desde los puntos de vista de otros que han pasado por allí. A veces estas experiencias por muy al aire que parezcan orientan a otras personas en cosas bien sencillas, pero que pueden marcar el rumbo de sus implementaciones.

Saludos.


#13

Claro, por muy sencillo que parezca este tipo de cosas son las que a veces causan estragos en las organizaciones. Siempre he considerado que donde no existen procesos realmente todo marcha mal.

@mike_lazo:
Me he topado con esos archivos créeme, incluso para ver una cuenta desperdicios al detalle lo realizaban de forma manual, cortando y pegando datos a excel.
Perdida de un día, pero poco a poco veremos como terminamos de ordenar la casa.

@nicolasegp:
Decir que el cliente tiene la razón es el peor daño que le pueden ocasionar a las organizaciones.
Lamentablemente, algunas personas miran el trabajo como una rutina y no le ponen amor al asunto. ( Hasta eso es importante). En fin comparto tanto tu punto de vista, en mi tiempo de consultora siempre discutí si algo le afectaba a la empresa (Aunque ellos quisieran realizar la mala practica) Y si ellos no cambiaban de opinión les obligaba a firmar un documento donde se les realizó la observación sobre el proceso.


#14

¿Y que pasa cuando eres “de la casa”?

Cuando te encuentras implementando empresas que son parte del mismo grupo y por lo tanto, tu eres un empleado más de la corporación, ¡que situación tan complicada!

En mi caso así es, nuestro proyecto se basa en la implementación de SAP Business One en todas la empresas del grupo donde laboro, un grupo donde quienes tiene el saber son las personas externas, para ellos, lo que opines sobre procesos (aunque demuestres con argumentos sólidos) es un mero comentario sin sentido. El hecho de venir “desde abajo” me ha hecho conocer muchos procesos empresariales desde sus entrañas, desde la perspectiva del nivel más básico del organigrama, ese nivel en que se desempeñan las tareas más arduas. Conocer la configuración del sistema y a la par, el hecho de estarme formando como Administrador me ha hecho ver las implementaciones como algo más allá que una simple migración de datos de un sistema “rústico” a un sistema mucho más completo.

Día tras día desempeño una batalla para demostrar que la implementación debe verse como una oportunidad de reingeniería de procesos, lucho por enseñar al usuario que su labor va más allá que la simple captura de datos.

Llegar a una “casa ordenada” como bien lo mencionas, compañera @Juanag, es el sueño de todo implementador pero debemos afrontar la cruda realidad y tratar de poner todo nuestro esfuerzo para que la implementación cumpla y rebase las expectativas de todos.

Este mi caso, imagino que es muy diferente ser un empleado interno tratando de implementar a ser un tercero realizando el mismo proceso.

Interesante el tema, saludos.


#15

Pues estamos en la misma situación. Efectivamente soy de la casa, de la casa desordenada jajaja.
La verdad me lo disfruto el problema es tratar de que se puedan dimensionar que una reingeniería les caería muy bien.

Muchas veces el poder brindar tu punto de vista sobre el proceso de otra área puede generar controversia porque se puede notar como que quieres meterte en “su espacio”. Es solo que al redactar este tema, me pongo a pensar en el momento de la implementación desde los consultores hasta la persona que desempeñaba el cargo que hoy tengo yo. ( Y por supuesto de los dueños de la empresa).


#16

Vaya que si:

lo entiendo tan bien, la salida fácil es; el sistema no funciona y usted tiene la culpa…

Otro factor clave es el nivel de involucramiento de las personas encargadas de utilizar el sistema, de manera responsable y con deseos de aportar, ya que cuando los gerentes, contadores, administradores, etc. se desentienden de la implementación (ya sea por resistencia al cambio o cualquier otro factor) lo que se obtiene es: adaptar SAP a cómo trabajaban antes con otros sistemas y por lo tanto se subutiliza la herramienta.

En cuanto a los consultores:

En algunos casos los consultores no tienen la suficiente experiencia y en otros simplemente no les importa. En mi caso particular en la primera implementación de SAP B1 no tenía el conocimiento necesario para exigirle al consultor mejores soluciones, ni el apoyo de la gerencia para mejorar los procesos.

Ahora que ya conozco bastante de SAP tengo el criterio y el apoyo de la administración (a pesar de ser “de la casa”) para no dejar pasar esos puntos clave durante la etapa de análisis, que luego se convierten en un dolor de cabeza.

Finalizo diciendo que cuando el personal de la empresa sabe para donde va y lo que desea, además de tener la voluntad de cambiar los procesos para adecuarlos a SAP, junto con un consultor que conoce bien el sistema y le da un valor agregado a su trabajo todo sale bien. De lo contrario… pues existen muchas experiencias!!

Saludos y mientras no nos dejemos seducir por el lado oscuro de la fuerza sigamos dando lo mejor de nosotros.


#17

Hola Jpernillo

Que no se mal entienda mi mensaje, lo que quise expresar fue que “yo” particularmente no ahondaría en los puntos de forma especifica y profunda, no que era malo discutirlos, por ello también deje mi apreciación al respecto.

Saludos,


#18

Hola JuanaG, excelente tema como siempre, debes estar iluminada por la “Fuerza”. Les comento que en mi caso estamos en plena implementación y es inevitable pensar si en realidad los consultores están capacitados para darnos las soluciones que necesitamos para cada escenario. Pero haciendo una verdadera introspección, definitivamente nuestros procesos no están ordenados, aunque la empresa lleva una cultura de documentación de procesos y procedimientos incluyendo un área de OyM (Organización y Métodos) que obviamente no se abastece para cubrir toda la demanda de la empresa.
Por otro lado, el “trabajo en equipo” no se nota puesto que llegado el momento cada quien ve lo mejor para su módulo y nos olvidamos de la integración. Yo desempeño la función de Analista IT de MM y en mi caso debo coordinar con casi todos los módulos para conseguir cargar un buen maestro de materiales y otros temas más.
Una verdadera cultura de gestión de procesos no nos caería nada mal antes de implementar SAP.
Saludos desde Perú.


#19

jajajaj @jose.walter me causo mucha gracia! Comparto tu opinión a veces no se tienen esos procesos ordenados y los consultores andan un poquitin perdidos. ¡Imaginate!


#20

Esa es una máxima yo digo que para todos los procesos.

Hace tiempo que no estoy tan activo como quisiera sin embargo no puedo dejar de opinar en este tema…

Algunos que me conocen por aquí saben que soy contador, no de sistemas, pero que me gusta este ambiente.

En el año de 2008 participé en la implementación de un ERP llamado Manufacturing by QAD, existían el consultor implementador y el programador, mi experiencia fue buena debido a que soy muy terco y testarudo y no avanzo a lo siguiente hasta no comprender los alcances a futuro que los cambios o la implementación conllevan.

Actualmente trabajo con SAP B1 y me encuentro en una empresa en la cual se hacía todo “a modo de lo que pidió el contador”, me explico… actualmente tenemos cerca de 100 cuentas contables o cuentas en el Plan de cuentas y tenemos 9 sucursales abiertas y 4 que ya no existen.

El contador en su momento para obtener los gastos de cada sucursal replicó cada una de las cuentas contables, es decir hoy por hoy tenemos mas de 1300 cuentas contables solamente en gastos.

Cuando empiezo a conocer el SAP B1 me doy cuenta que tenemos proyectos, para mi una sucursal es un proyecto, así que puedo obtener resultados mejores usando los proyectos, así pudiera enumerar varios casos.

El problema no radica propiamente en el cliente, más bien como dices @Juanag en que muchas veces el implementador no conoce las necesidades del cliente, no se sienta con él a ver exactamente que información necesita o que orden la va a querer.

Bien dice @SidV a veces ni el consultor ni el implementador saben o conocen el 100% de lo que implementarán.

Mas bien, el implementador no conoce los procesos y/o la información del cliente o cuales son sus necesidades y el Cliente no conoce los alcances del sistema, le dije a una persona con respecto al tema, unos hablan chino, los otros alemán y pretenden comunicarse eficazmente en Francés.

En mi experiencia como funcional en la implementación comentada los consultores querían que fuéramos “Caballos de carreta” con unas “anteojeras”, es decir querían que solo vieramos hacia el frente a lo que ellos nos apuntaban y no viéramos alrededor los matices o aristas que tenía el propio sistema.

Saludos


#21

Interesante e importante tema, no quería pasar leyendo y que no se me notase.

Si he sido testigo de esos problemas, pero creo que lo mejor que puede hacer un consultor es manifestar los puntos relevantes que tocan otras áreas y hacerlos participes a los usuarios en reuniones a modo de conciliar-conocer sus procesos empresariales. Deduzco por lo que dicen y por mi corta experiencia (solo tengo 02 rollouts y deseando tener más) que muchas veces es en la implementación donde se ventilan todo lo que antes no negocio la consultora creando un clima de preocupación, que en mi caso requerían de un avance algo acelerado. (Como fui de CO esperaba bastante de los otros módulos)

Sobre el consultor de procesos, tengo la siguiente duda.
Saludos


#22

Muy buenas a tod@s:

Soy una persona que acaba de llegar al Universo SAP, vamos, que aún tengo el :point_right: pulsando el timbre de la puerta. Pero, casi tod@s o tod@s los que somos del mundo de la informática nos hemos encontrado alguna vez con esa situación. “El cliente no sabe realmente lo que quiere; lo sabe, pero cree que con sólo la informática se van a solucionar todos sus problemas; el que desarrolla o implementa debe saber de todos los procesos de la empresa, o sea, es informático, contable, comercial, gerente, presidente, dueño, limpiador,etc., vamos, un :robot:

La cuestión es que esto pasa en todos sitios.

Un ejemplo, soy vigilante de seguridad :cop: y, la empresa de seguridad es contratada para prestar servicio en, por ejemplo, un :hotel:. El 99,9% de las ocasiones, el Vigilante de Seguridad no tiene ni idea de cual es el plan de evacuación en caso de emergencia :fire_engine: y en vez de ser el que ayude a evacuar a los clientes del hotel, será el primero que salga :runner: y, sencillamente, porque muchas veces las cosas se hacen al tran tran y lo importante para la empresa de seguridad es cobrar y para el cliente, que el seguro pague en caso de siniestro.

En fin, por sus comentarios veo que ésto es un problema que sucede muy a menudo :unamused: y aunque la muestra no sea significativa a nivel mundial, creo que dentro de este foro es bastante representativa.:chart_with_upwards_trend:

Estoy muy pero que muy de acuerdo con @SidV, sobre el consultor de procesos, tengo la siguiente duda.

Saludos, :raising_hand: