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Implementacion SAP

Que tal amigos.

Alguien que haya pasado por la transicion de un sistema contable y mudar a SAP, ¿que aspectos o puntos se deben de considerar con mayor importancia? ¿Como saber si estan adecuando de la mejor manera SAP de acuerdo a mis necesidades? Cualquier comentario de alguien con experiencia en el tema se agradecerá.

Un post fue trasladado al siguiente tema: Contador Adrian de México, iniciandome en SAP

Estaba viendo tus mensajes y termine respondiendo tu presentación aquí xD (igual ya lo moví)

Pues si, en algún punto a muchos nos toca el gran momento de la implementación!
Quizás cuando venga el momento de la verdad suene tedioso ya que te van a pedir aprender, aportar información para la implementación y de paso trabajar en tu dia a dia para que la empresa no se detenga, la implementación es el momento preciso para aprender de SAP!

a los usuarios seleccionados para obtener la inducción directamente de los consultores para luego propagar el conocimiento con los demás usuario de la organización se conocen como KeyUser.

Durante la implementación hay un proceso llamado carga inicial, en los módulos funcionales este es un punto critico ya que aquí es donde se cargan todos los datos vía plantillas. a nivel contable todo tiene que estar bonito y cuadrado ya que después de ser cargada, esta data no puede ser modificada ya que seria como un histórico que representa donde esta la empresa hasta la fecha.

Cada partner hace un levantamiento de información con cada área para conocer sus procesos, aqui todo depende de tu empresa, cada empresa trabaja a su manera y SAP se adapta a eso, claro, siempre le pueden pedir las mejores practicas a los consultores para mejorar sus procesos internos.

Esperemos que alguien mas pueda aportar con la conversación!

Saludos (:

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Es importante que antes de la implementación tengas bien definidos los BPD (Business Process Documentation) o manuales de proceso en español.

Esto con el fin de que estés seguro que el negocio tiene claro como funcionan todos sus procesos, y luego el sistema cubra todas las necesidades.

Uno de los mayores problemas es que las empresas no tienen bien definidos los perfiles de los usuarios y sus funciones dentro del proceso.

Saludos!

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Mmmm muy fuerte este tema jajajja
Tenes que dividir l

##Gestión del Cambio
Para empezar, es todo un tema. Vas a pasar de un sistema contable “x” o uno pre-diseñado por la empresa a un sistema testeado por numerosas empresas y multinacionales alrededor del mundo. Si tu empresa ha decidido esta transición es porque realmente necesita de la información y les va bien (económicamente hablando).

No será fácil porque siempre las personas sienten un negativo pensamiento hacia el cambio. (no recuerdo como se llama el término). El cambio para las personas no es progreso, la mayoría de la empresa sentirá que el sistema anterior era mejor, más rápido, más simple, más seguro, que era más barato, etc…

##Reuniones previas a la implementación
Mucha pero mucha importancia a las reuniones.
En la implementación no acepten todo lo que viene., discutan. Debatan, y escriban TODO lo que se habla en las reuniones.

  • Analizar bien como será la implementación
  • Seguramente contratan una consultora SAP (empresa que implementa).
  • Contratos de por medio, clausulas, cantidad de consultores a implementar, todo por escrito
  • Post-go-live (go-live es la etapa en la cual dan de baja el sistema de ustedes y dan de alta SAP), ver bien qué va a hacer la empresa de implementación.
  • Tema documentación (muy importante!)
  • Tema capacitación en SAP (van a implementar un sistema nuevo, tienen que capacitar a todos los empleados). Ver la documentación de capacitación.
  • (no se me ocurre más nada) :frowning:

##Kick-off (así se denomina la etapa)
La empresa que contrataron va a hacer una reunión de lanzamiento.
Presentan al equipo, la empresa es decir ustedes, tienen que presentar los key-users, es decir los responsables de cada área, donde pondrán los módulos, SAP FI, CO, SD, MM, serían los básicos, esto depende de cada empresa.

Y despues de eso…

##Reuniones de relevamiento
Cada consultor SAP, con su key-user, a relevar…
Tener en cuenta todooooooo lo que pasa ahi, tendrán que acordar quien hace las minutas.
Dependiendo la envergadura de tu empresa, habrá o no un PMO para gestionar la implementación, ese “rol” es responsable de llevar tiempos, minutas, documentación, hitos, todo ordenado. Si no hay PMO, tiene que haber un responsable, preferentemente diría que sea cada key-user de la empresa, que lleve todo el orden de su área. (Que no se olvide de la documentación!).

##Pruebas
Bueno, este capitulo es ENOOOOOOOOOOOOOOORME.
Depende de cada empresa, y contrato.
Así que no profundizaré.

##Implementación (go-live)
Aquí ponen un día, y horario. Se da de baja el sistema antiguo y entra SAP.
Muy divertido, pero no es tan divertido como parece.
Agarrense bien del bote, porque … todo va a temblar! :wink:

##Post- Go-Live.
La parte más divertida de todas.
Donde tiemblan todos, desde los key-user hasta los consultores (si es que sobreviven).


Creo que no me olvide de nada.
Ah, hay un artículo en el sitio sobre una consulta similar, lo recomiendo:

Depuremos este tema asi saco artículo, es muy lindo hablar de esto.
Jajaja

Saludos!!!

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Excelente, gracias por tu respuesta.

Precisamente nos encontramos en el punto de carga inicial, donde aportaremos el catalago de cuentas y saldos de balanza.

Estare al pendiente de los procesos, el cambio no debe ser solo de sistema me parece un buen momento para cambiar procesos internos con el fin de mejorar.

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Gran punto a recalcar amigo.

La empresa tiene sucursales, lo cual tendra que cambiar el rol que cada empleado de diferentes departamentos juega, ya que desde la planta matriz se manejaba todas las sucursales remotamente. Habrá que rediseñar procesos y reestructurar el equipo de trabajo asignando nuevas funciones y responsabilidades.

Saludos.

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Gracias muy buen aporte.

Ya pude visualizar el proceso y asi poder ver en que punto me encuentro. Y si vaya que hay mucho de que hablar en este tema, sin embargo no podemos decir y manejar algo tan estandarizado, ya que cada empresa tiene diferentes necesidades. Seguiré el proceso de acuerdo a como los consultores SAP lo vayan llevando y platicaré como me ha ido.

Saludos.

Hola @ELCONTA aprovechando el tema de que aun están en cargas iniciales, deberían definir un procedimiento para cuando llegue el punto de pruebas integrales y los KeyUser puedan hacer los BPP (Business Process Procedures) junto a los consultores y así tengan una documentación (manuales para los usuarios de su empresa)

Ya que como te comente en tu presentación, no hay manuales para el usuario final, esos manuales los crean los KeyUser dependiendo de como lo trabaja tu empresa!

Saludos (:

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Es correcto @nicolasegp veo que todos aqui en la empresa estan muy tranquilos, todos desconocen lo que es un sistema ERP, no tienen idea del cambio que implicará y no veo a alguien con la iniciativa de crear manuales y definir procesos. ¿Sabrás de algún articulo donde mencione procesos basicos de acuerdo a SAP?

Saludos.

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No se si hay artículos en el blog :thinking: pero el foro cuenta con una sección llamada #educacion:tutoriales donde usuarios y consultores que dejan su granito de arena.

Cada post debajo del nombre tiene un tag “sap-fi” o “sap-mm” para diferenciar los tutoriales por módulos.

Saludos! (:

Ok perfecto.

Me daré la tarea de investigar, aunque ya tengo una idea de que mejoras y procedimientos nuevos hacer, siempre es bueno conocer los controles internos de otras empresas. Ya que siempre hay algo que mejorar.

Gracias.
Saludos!

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Adrián, buenos días

También soy Contador Fiscalista, me alegra saber que ya haz usado otros ERP, en lo personal he trabajado con el clásico Contpaq y con el QAD, ahora estoy en el mundo de SAP con el B1.

El proceso de implementación del sistema, ya te han comentado los compañeros como sería regularmente.

En los procesos contables y fiscales si te comento que tienes que revisar varios temas puntualmente con tu Partner y de ser posible verlos antes de la implementación.

Temas
Tratamiento del IVA (aunque esto es muy sencillo)
Tratamiento de retenciones (Si aplican claro, como Honorarios, Arrendamiento, Fletes), no hay una solucion ya hecha.
Reportes como la DIOT
Contabilidad Electrónica, como van a presentar los journal, como se van a integrar los archivos electrónicos, las balanzas y si van a hacer una implementación sea desde el principio junto con tus catálogos, en mi experiencia si no se hace así después se vuelve tediosa y un poco complicada.

En lo personal varias cosas de estas mas que un desarrollo he realizado consultas (querys).

Saludos, cualquier cosa estamos a tus ordenes.

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Gracias por compartir tu experiencia @Luikb. La implementation partirá de cero y se tomará como base el catálogo del actual sistema que es Contpaq. Ya se estan viendo ciertos puntos fiscales para cumplir correctamente con todo.

De igual forma aqui estoy a la orden.

Saludos!

Quisiera compartir la opinión de jpernillo: Antes de invertir un solo centavo en un proyecto SAP, asegúrate de tener tus procesos de negocio bien documentados, definidas cada consulta y reporte necesario para las operaciones de negocio. Importantísimo, tu plan de cuentas. Investiga primero como se adapta SAP a tu plan de cuentas. Tu estructura de costos, aseguráte de que este bien definida.
En fin, arma y revisa tu documentación antes de comenzar la implementación. Define tus objetivos generales y específicos. El proyecto puedes dividirlo en dos faces:

  1. Documentación de Procesos Propios.
  2. Implementación SAP
    Te aseguro que ahorraras mucho tiempo y dinero.
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Gracias mi estimada por sus consejos. La verdad es que si es super importante eso que me mencionas, se debe de adaptar SAP de acuerdo a mis necesidades y objetivos. Para ello debo definir los procesos o en dado caso actualizarlos.

Saludos.

Otro punto que debes considerar y muy importante tambien. Es la “integración”. Que procesos de negocio deben integrarse y como hacer la integración (si es en batch o en línea). Mucho cuidado aquí, analiza muy bien estos procesos.

Los procesos iniciales son muy importantes. Un punto importante a tener en cuenta también es que tan comprometida este la Gerencia con el proyecto. Si bien es cierto la gestión del proyecto esta a cargo del Jefe de Proyecto es muy importante el compromiso de la Gerencia para facilitar los recursos para lograr culminar con éxito. Por experiencia propia se de proyectos que empezaron con los mejores augurios pero por falta de apoyo de la Gerencia se prolongaron mas de lo debido.

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